Quali sono i migliori consigli per la gestione dei fogli presenze?
La gestione del foglio presenze può essere un utile strumento di business che può fornire funzionalità oltre alla registrazione delle ore dei dipendenti per determinare la quantità di retribuzione dovuta alla fine di un periodo contabile. Un buon programma di gestione può consentire alle aziende di tenere traccia di quanto tempo viene dedicato a compiti specifici e può facilitare il processo di fatturazione e fatturazione per le aziende che possono gestire più clienti contemporaneamente. Anche gli appaltatori indipendenti e i lavoratori autonomi possono trovare utili tali strumenti per tenere traccia della produttività personale anche se non utilizzano una struttura di fatturazione oraria.
Storicamente, il foglio di tempo ha permesso ai lavoratori di annotare quando sono arrivati e hanno lasciato il lavoro, a volte con l'uso di un orologio con scheda perforata in grado di registrare automaticamente questi dati. Mentre tali fogli sono ancora in uso, la gestione dei fogli presenze può essere molto più complessa. I dipendenti possono essere in grado di accedere e disconnettersi per attività specifiche, ad esempio, oppure possono utilizzare voci diverse per clienti e progetti diversi.
Utilizzando una gestione più efficace, le aziende possono vedere quanto tempo i dipendenti dedicano a varie attività. Ciò può consentire alle aziende di stimare in modo più accurato la pianificazione e la tempistica dei progetti. Può anche creare una base per il confronto; se la maggior parte dei dipendenti termina un'attività entro sei ore, ad esempio, le deviazioni da tale norma possono essere un argomento di interesse. Per la gestione interna, il monitoraggio dettagliato dei fogli presenze può essere una mossa vantaggiosa per efficienza e produttività.
Un altro uso per la gestione dei fogli presenze è nella fatturazione, quando le aziende fatturano i clienti in base al lavoro. I dipendenti che lavorano su un progetto possono registrare le loro ore mentre vanno, generando informazioni per la fattura del cliente e monitorando le proprie ore per i propri stipendi. La gestione dettagliata del foglio presenze può anche consentire a un'azienda di mostrare a un cliente quanto tempo è stato speso per aspetti specifici di un progetto, in quanto i dipendenti potevano notare l'attività e il cliente.
I programmi elettronici di gestione dei fogli presenze possono essere utili per attività di tracciamento dei fogli presenze più avanzate. Per incoraggiare la conformità dei dipendenti, strumenti come schede magnetiche o telecomandi che comunicano con un'unità base possono essere utili, in quanto possono accedere e disconnettere automaticamente i dipendenti. Anche parlare con i membri dello staff su come utilizzare il programma può essere utile, in quanto consentirà loro di comunicare in modo accurato e onesto le loro ore dall'inizio. I dipartimenti delle risorse umane potrebbero anche voler mostrare ai dipendenti come utilizzare la gestione dei fogli di lavoro per identificare ed evitare gli straordinari monitorando le loro ore e lavorando con un supervisore in caso di problemi di pianificazione.
Un altro vantaggio della gestione elettronica dei fogli presenze è la capacità di comunicare e inviare note interne. Le note sulla pianificazione e le attività possono essere visualizzate su un foglio di tempo per assicurarsi che i dipendenti le vedano, soprattutto se si verifica una modifica alla pianificazione. I dipendenti possono anche essere in grado di memorizzarsi reciprocamente e coordinarsi attraverso il sistema elettronico quando collaborano a progetti.