Was sind die besten Tipps für die Arbeitszeiterfassung?
Die Verwaltung von Arbeitszeitnachweisen kann ein nützliches Geschäftstool sein, das Funktionen bietet, die über die Protokollierung der Mitarbeiterstunden hinausgehen, um zu bestimmen, wie viel Gehalt am Ende eines Abrechnungszeitraums geschuldet wird. Mit einem guten Verwaltungsprogramm können Unternehmen nachverfolgen, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben aufgewendet wird, und Unternehmen, die möglicherweise mehrere Kunden gleichzeitig bearbeiten, die Abrechnung und Rechnungsstellung vereinfachen. Unabhängige Auftragnehmer und Selbstständige können solche Tools auch dann zur Verfolgung der persönlichen Produktivität hilfreich finden, wenn sie keine stündliche Abrechnungsstruktur verwenden.
In der Vergangenheit war es den Arbeitnehmern auf dem Arbeitszeitblatt möglich, zu vermerken, wann sie ankamen und arbeiteten, manchmal mit einer Lochkartenuhr, die diese Daten automatisch aufzeichnen konnte. Solange solche Blätter noch in Gebrauch sind, kann die Verwaltung von Arbeitszeitblättern sehr viel komplexer sein. Mitarbeiter können sich beispielsweise für bestimmte Aufgaben an- und abmelden oder unterschiedliche Einträge für unterschiedliche Kunden und Projekte verwenden.
Durch eine effektivere Verwaltung können Unternehmen sehen, wie viel Zeit Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben aufwenden. Auf diese Weise können Unternehmen die Planung und das Timing von Projekten genauer einschätzen. Es kann auch eine Vergleichsbasis schaffen; Wenn beispielsweise die meisten Mitarbeiter eine Aufgabe innerhalb von sechs Stunden erledigen, können Abweichungen von dieser Norm ein interessantes Thema sein. Für das interne Management kann eine detaillierte Arbeitszeitnachverfolgung ein nützlicher Schritt für Effizienz und Produktivität sein.
Eine weitere Verwendung für die Arbeitszeiterfassung ist die Fakturierung, wenn Unternehmen Kunden auf der Basis von Arbeitskräften abrechnen. Mitarbeiter, die an einem Projekt arbeiten, können ihre Arbeitsstunden aufzeichnen, Informationen für die Kundenrechnung generieren und ihre Arbeitsstunden für ihre eigenen Gehaltsschecks nachverfolgen. Durch die detaillierte Arbeitszeiterfassung kann ein Unternehmen einem Kunden auch anzeigen, wie viel Zeit für bestimmte Aspekte eines Projekts aufgewendet wurde, da die Mitarbeiter die Aufgabe sowie den Kunden notieren konnten.
Programme zur Verwaltung elektronischer Arbeitszeitnachweise können für fortgeschrittenere Aktivitäten zur Arbeitszeitnachverfolgung hilfreich sein. Um die Mitarbeiter-Compliance zu fördern, können Tools wie Swipe Cards oder Fobs, die mit einer Basiseinheit kommunizieren, nützlich sein, da sie Mitarbeiter automatisch an- und abmelden können. Ein Gespräch mit Mitarbeitern über die Verwendung des Programms kann ebenfalls von Vorteil sein, da sie von Anfang an genau und ehrlich über ihre Arbeitsstunden berichten können. Die Personalabteilungen möchten den Mitarbeitern möglicherweise auch zeigen, wie sie mithilfe der Arbeitszeiterfassung Überstunden erkennen und vermeiden können, indem sie ihre Arbeitszeiten überwachen und mit einem Vorgesetzten zusammenarbeiten, wenn ein Planungsproblem auftritt.
Ein weiterer Vorteil der elektronischen Arbeitszeiterfassung ist die Fähigkeit, interne Notizen zu kommunizieren und zu senden. Auf einem Arbeitszeitblatt können Notizen zu Zeitplänen und Aufgaben angezeigt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sie sehen, insbesondere, wenn sich der Zeitplan ändert. Möglicherweise können sich die Mitarbeiter auch über das elektronische System gegenseitig Notizen machen und koordinieren, wenn sie an Projekten zusammenarbeiten.