Quais são as melhores dicas para o gerenciamento de folhas de ponto?
O gerenciamento de folha de ponto pode ser uma ferramenta comercial útil que pode fornecer funcionalidade além do registro do horário do funcionário para determinar quanto pagamento é devido no final de um período contábil. Um bom programa de gerenciamento pode permitir que as empresas rastreiem quanto tempo é gasto em tarefas específicas e pode facilitar o processo de cobrança e faturamento para empresas que podem lidar com vários clientes ao mesmo tempo. Empreiteiros independentes e trabalhadores independentes também podem achar essas ferramentas úteis para rastrear a produtividade pessoal, mesmo que não usem uma estrutura de cobrança por hora.
Historicamente, a folha de ponto permitia que os trabalhadores notassem quando chegavam e saíam do trabalho, às vezes com o uso de um relógio de cartão perfurado que podia registrar esses dados automaticamente. Embora essas folhas ainda estejam em uso, o gerenciamento de folhas de ponto pode ser muito mais complexo. Os funcionários podem entrar e sair de tarefas específicas, por exemplo, ou podem usar entradas diferentes para diferentes clientes e projetos.
Usando um gerenciamento mais eficaz, as empresas podem ver quanto tempo os funcionários gastam em várias tarefas. Isso pode permitir às empresas estimar com mais precisão o cronograma e o cronograma dos projetos. Também pode criar uma base para comparação; se a maioria dos funcionários termina uma tarefa em seis horas, por exemplo, desvios dessa norma podem ser um assunto de interesse. Para o gerenciamento interno, o rastreamento detalhado das folhas de ponto pode ser uma medida benéfica para eficiência e produtividade.
Outro uso para o gerenciamento de folhas de ponto está no faturamento, quando as empresas faturam clientes com base no trabalho. Os funcionários que trabalham em um projeto podem registrar suas horas à medida que avançam, gerando informações para a fatura do cliente e rastreando suas horas para seus próprios contracheques. O gerenciamento detalhado da folha de ponto também pode permitir que uma empresa mostre a um cliente quanto tempo foi gasto em aspectos específicos de um projeto, já que os funcionários podem observar a tarefa e o cliente.
Programas de gerenciamento eletrônico de folhas de ponto podem ser úteis para atividades mais avançadas de rastreamento de folhas de ponto. Para incentivar a conformidade dos funcionários, ferramentas como cartões magnéticos ou fobs que se comunicam com uma unidade base podem ser úteis, pois eles podem conectar e desativar automaticamente os funcionários. Conversar com os funcionários sobre como usar o programa também pode ser benéfico, pois permitirá que eles relatem com precisão e honestidade suas horas desde o início. Os departamentos de recursos humanos também podem mostrar aos funcionários como usar o gerenciamento de folhas de ponto para identificar e evitar horas extras, monitorando suas horas e trabalhando com um supervisor, se surgir um problema de agendamento.
Outra vantagem do gerenciamento eletrônico de folhas de ponto é a capacidade de se comunicar e enviar notas internas. As anotações sobre agendamento e tarefas podem ser exibidas em uma folha de ponto para garantir que os funcionários as vejam, principalmente se ocorrer uma alteração na agenda. Os funcionários também podem memorizar uns aos outros e coordenar-se através do sistema eletrônico quando colaboram em projetos.