Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące etykiety poczty głosowej?
Pozostawienie poczty głosowej może być nieco stresujące dla ludzi, którzy czują się niezręcznie rozmawiając z maszyną. W szczególności w ustawieniach biznesowych można czuć się zobowiązany mówić w określony sposób lub powstrzymać się od wypowiadania określonych słów. Na szczęście etykieta poczty głosowej jest dość podobna do innych form komunikacji biznesowej i tak długo, jak osoba opuszczająca pocztę głosową mówi wyraźnie i pozostawia istotne informacje na temat nagrywania, etykieta poczty głosowej jest w większości skutecznie przestrzegana. Należy pamiętać o tym, aby być krótkim, dokładnym i dobrze wypowiedzianym, gdy opuszczając wiadomość biznesową, a kiedy opuszczając swobodną wiadomość, należy również śledzić etykietę poczty głosowej i być krótką i jasną.
Po pozostawieniu wiadomości głównym celem jest przekazanie krótkiego opisu tego, kim jest dzwoniący i gdzie dzwoniący można osiągnąć w przyszłości. Osoba otrzymująca pocztę głosową nie może uzyskać tych informacji, jeśli dzwoniący nie mówi wyraźnie. Nie należy spieszyć sięUgh wiadomość; Powinien mówić wyraźnie i podawać jedynie podstawowe informacje, których osoba otrzymująca połączenie potrzebuje, aby wrócić do dzwoniącego. Zostaw numer telefonu na nagraniu i upewnij się, że jasno oświadczyła, aby osoba otrzymująca połączenie mogła to zrozumieć.
W przypadku połączeń biznesowych etykieta poczty głosowej dyktuje, że dzwoniący nie jest zbyt swobodny, a osoba otrzymuje połączenie. Dzwoniący powinien myśleć o poczcie głosowej jako interakcji z rzeczywistą osobą; Powinien pomyśleć o tym, jak on lub ona wchodzi w interakcję z osobą otrzymującą połączenie, jeśli byłaby to interakcja twarzą w twarz i odpowiednie przemówienie. Należy unikać slangu, przekleństwa i nadmiernej znajomości, choć nie oznacza to, że dzwoniący musi brzmieć zimno i odłączony. Wszyscy otrzymujący pocztę głosową zareaguje bardziej pozytywnie na jasny głos niż na zimny lub zły, więc bądź jasny, ale uprzejmy.
do naśladowaniaEtykieta poczty głosowej, należy również unikać długich poczty głosowej z nadmiernymi detalami i wędrownymi diatrybami. Poczta głosowa nie jest odpowiednim forum do rozwinięcia tematu wymagającego dyskusji; Jest to raczej sposób na komunikowanie się z inną osobą, że konieczna jest rozmowa twarzą w twarz lub rozmowa telefoniczna. Zwięzłość może raczej zwiększyć relacje biznesowe niż go utrudniać i nie należy oczekiwać natychmiastowej odpowiedzi od wywołanej osoby. Ideą poczty głosowej jest pozostawienie wiadomości, nie rozpoczęcie lub kontynuowanie pełnej rozmowy.