Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące etykiety poczty głosowej?
Pozostawienie poczty głosowej może być nieco stresujące dla osób, które czują się niezręcznie rozmawiając z maszyną. W szczególności w otoczeniu biznesowym można czuć się zobowiązanym do mówienia w określony sposób lub powstrzymywania się od wypowiadania pewnych słów. Na szczęście etykieta poczty głosowej jest dość podobna do innych form komunikacji biznesowej i dopóki osoba opuszczająca pocztę głosową mówi wyraźnie i pozostawia istotne informacje na temat nagrania, etykieta poczty głosowej jest w większości skutecznie przestrzegana. Pamiętając o wiadomościach biznesowych, należy pamiętać o tym, by być zwięzłym, dokładnym i dobrze mówionym, a pozostawiając zwykłą wiadomość, należy również przestrzegać etykiety poczty głosowej oraz być zwięzłym i jasnym.
Pozostawiając wiadomość, głównym celem jest przekazanie krótkiego opisu tego, kim jest dzwoniący i gdzie można się z nim skontaktować w przyszłości. Osoba odbierająca pocztę głosową nie może uzyskać tych informacji, jeśli dzwoniący nie mówi wyraźnie. Nie należy spieszyć się z przesłaniem; powinien on mówić wyraźnie i podawać tylko podstawowe informacje, których potrzebuje osoba odbierająca połączenie, aby wrócić do dzwoniącego. Zostaw numer telefonu na nagraniu i pamiętaj o wyraźnym wypowiedzeniu, aby osoba odbierająca połączenie mogła go zrozumieć.
W przypadku rozmów biznesowych etykieta poczty głosowej nakazuje, aby osoba dzwoniąca nie była zbyt swobodna w stosunku do osoby odbierającej połączenie. Dzwoniący powinien traktować pocztę głosową jako interakcję z rzeczywistą osobą; powinien pomyśleć o tym, jak zareagowałby z osobą odbierającą połączenie, gdyby była to interakcja twarzą w twarz, i odpowiednio mówić. Należy unikać slangu, przekleństw i nadmiernej znajomości, chociaż nie oznacza to, że dzwoniący musi brzmieć zimno i oderwany. Każdy, kto odbierze pocztę głosową, zareaguje bardziej pozytywnie na jasny głos niż na zimny lub zły, więc bądź bystry, ale uprzejmy.
Aby postępować zgodnie z etykietą poczty głosowej, należy również unikać długich wiadomości głosowych z nadmiernymi szczegółami i wędrującymi diatrybami. Poczta głosowa nie jest odpowiednim forum do rozwijania tematu wymagającego dyskusji; jest to raczej sposób na poinformowanie innej osoby, że konieczna jest osobista rozmowa lub rozmowa telefoniczna. Zwięzłość może wzmocnić relacje biznesowe, a nie utrudniać, i nie należy oczekiwać natychmiastowej reakcji ze strony osoby, do której dzwonimy. Ideą poczty głosowej jest pozostawienie wiadomości, a nie rozpoczęcie lub kontynuowanie pełnej rozmowy.