Jaké jsou nejlepší tipy pro hlasovou schránku?

Opuštění hlasové schránky může být ve skutečnosti pro lidi, kteří se cítí trapně, mluvit se strojem, poněkud stresující. Zejména v podnikovém prostředí by se člověk mohl cítit povinen mluvit určitým způsobem nebo se zdržet vyslovování určitých slov. Etiketa hlasové schránky je naštěstí velmi podobná jako u jiných forem obchodní komunikace, a pokud osoba opouštějící hlasovou schránku mluví jasně a zanechává příslušné informace o záznamu, je etiketa hlasové schránky z větší části účinně dodržována. Při zanechávání obchodní zprávy a při zanechávání neformální zprávy byste si měli pamatovat, že je krátká, přesná a dobře promyšlená, měli byste si také být jisti, že se budete řídit etiketou hlasové schránky a být stručná a jasná.

Při zanechání zprávy je primárním cílem sdělit stručný popis toho, kdo je volající a kde lze volajícího dosáhnout v budoucnosti. Osoba přijímající hlasovou schránku nemůže získat tyto informace, pokud volající nehovoří jasně. Člověk by se neměl spěchat skrz zprávu; měl by mluvit jasně a poskytnout pouze základní informace, které osoba přijímající hovor potřebuje, aby se mohla vrátit zpět volajícímu. Nechte na záznamu telefonní číslo a nezapomeňte jasně uvést, aby osoba, která přijímá hovor, tomu mohla rozumět.

Při obchodních hovorech etiketa hlasové schránky diktuje, aby volající nebyl příliš náhodný s osobou přijímající hovor. Volající by měl uvažovat o hlasové schránce jako o interakci se skutečnou osobou; měl by přemýšlet o tom, jak bude komunikovat s osobou přijímající hovor, pokud by to byla interakce tváří v tvář, a podle toho promluvit. Měli byste se vyhýbat slabosti, kletbě a nadměrnému povědomí, i když to neznamená, že volající musí znít chladně a odděleně. Každý, kdo přijme hlasovou schránku, bude reagovat pozitivněji na jasný hlas než na chladný nebo naštvaný, takže buďte jasný, ale zdvořilý.

Chcete-li se řídit etiketou hlasové schránky, měli byste se také vyhnout zdlouhavým hlasovým schránkám s přílišnými detaily a nesourodými atributy. Hlasová schránka není vhodným fórem k rozšíření tématu, které potřebuje diskusi; spíše je to způsob, jak sdělit jiné osobě, že je nutný osobní nebo telefonický rozhovor. Stručnost může obchodní vztah spíše posílit než bránit, a člověk by neměl očekávat okamžitou odpověď od volaného. Myšlenka hlasové schránky je zanechat zprávu, nespustit nebo pokračovat v plné konverzaci.