Vilka är de bästa tipsna för röstbrevlåda etikett?

Att lämna en röstbrevlåda kan faktiskt vara något stressande för människor som känner sig besvärliga att prata med en maskin. Särskilt i affärsinställningar kan man känna sig skyldig att tala ett visst sätt eller avstå från att säga vissa ord. Lyckligtvis är röstbrevetiketten ganska lik den för andra former av företagskommunikation, och så länge personen som lämnar röstbrevlådan talar tydligt och lämnar relevant information om inspelningen följs röstbrevetiketten för det mesta effektivt. Man bör komma ihåg att vara kort, korrekt och väl talat när man lämnar ett affärsmeddelande, och när man lämnar ett avslappnat meddelande bör man också vara säker på att följa röstbrevlådets etikett och vara kort och tydlig.

När du lämnar ett meddelande är det primära målet att förmedla en kort beskrivning av vem den som ringer och var den som ringer kan nås i framtiden. Den som får röstbrevlådan kan inte få denna information om den som ringer inte talar tydligt. Man bör inte rusa igenom meddelandet; han eller hon ska tala tydligt och endast ge grundläggande information som den som tar emot samtalet behöver för att komma tillbaka till den som ringer. Lämna ett telefonnummer på inspelningen och se till att du tydligt meddelas så att personen som tar emot samtalet kan förstå det.

Vid affärssamtal dikterar röstbrevlådets etikett att den som ringer inte är för avslappnad med den som tar emot samtalet. Den som ringer ska tänka på röstbrevlådan som en interaktion med den faktiska personen; han borde tänka på hur han eller hon skulle interagera med personen som mottog samtalet om det var en ansikte mot ansikte interaktion och prata i enlighet därmed. Slang, förbannelse och överdriven kännedom bör undvikas, men detta betyder inte att den som ringer måste låta kallt och fristående. Alla som får en röstbrevlåda kommer att reagera mer positivt på en ljus röst än på en kall eller arg, så var ljus men artig.

För att följa röstbrevlådets etikett bör man också undvika långa röstmeddelanden med överdrivna detaljer och pratande diatribes. Röstbrevlådan är inte det lämpliga forumet för att utvidga ett ämne som behöver diskussion. snarare är det ett sätt att kommunicera till en annan person att ett ansikte mot ansikte eller telefonsamtal är nödvändigt. Brevity kan förbättra en affärsrelation snarare än att hindra den, och man bör inte förvänta sig ett omedelbart svar från den som kallas. Idén med en röstbrevlåda är att lämna ett meddelande, inte starta eller fortsätta en fullständig konversation.