Hvad er de bedste tip til Voicemail-etikette?

At forlade en telefonsvarer kan faktisk være lidt stressende for mennesker, der føler sig akavede at tale med en maskine. Især i forretningsindstillinger kan man føle sig forpligtet til at tale en bestemt måde eller afstå fra at sige visse ord. Heldigvis svarer telefonsvareretiketten ret til den, der gælder for andre former for forretningskommunikation, og så længe personen, der forlader telefonsvareren, taler tydeligt og efterlader relevante oplysninger om optagelsen, følges stemmepostetiketten for det meste effektivt. Man skal huske at være kort, nøjagtig og godt talt, når man forlader en forretningsbesked, og når man forlader en afslappet besked, skal man også være sikker på at følge en telefonsvareretikette og være kort og klar.

Når du efterlader en besked, er det primære mål at formidle en kort beskrivelse af, hvem den, der ringer, og hvor den, der ringer, kan nås i fremtiden. Den person, der modtager telefonsvareren, kan ikke få disse oplysninger, hvis den, der ringer ikke taler klart. Man skal ikke skynde sig gennem beskeden; han eller hun skal tale klart og kun give grundlæggende oplysninger, som den, der modtager opkaldet, har brug for for at komme tilbage til den, der ringer. Efterlad et telefonnummer på optagelsen, og sørg for, at du klargør enunciation, så den, der modtager opkaldet, kan forstå det.

Ved forretningsopkald dikterer en telefonsvaretikette, at den, der ringer, ikke er for afslappet med den person, der modtager opkaldet. Den, der ringer, skal tænke på telefonsvareren som et samspil med den faktiske person; han skulle tænke over, hvordan han eller hun ville interagere med den person, der modtog opkaldet, hvis det var et ansigt til ansigt interaktion og tale i overensstemmelse hermed. Slang, forbandelse og overdreven fortrolighed bør undgås, selvom dette ikke betyder, at den, der ringer, skal lyde kold og løsrevet. Alle, der modtager en telefonsvarer, reagerer mere positivt på en lys stemme end på en kold eller vred stemme, så vær lys, men høflig.

For at følge etiketten med stemmemails skal man også undgå lange telefonsvarer med for store detaljer og vandrende diatribes. Voicemail er ikke det passende forum til at udvide til et emne, der har behov for diskussion; snarere er det en måde at kommunikere til en anden person på, at en ansigt til ansigt eller telefonsamtale er nødvendig. Brevity kan styrke et forretningsforhold snarere end at hindre det, og man bør ikke forvente et øjeblikkeligt svar fra den person, der bliver kaldt. Ideen med en telefonsvarer er at efterlade en besked, ikke starte eller fortsætte en fuld samtale.