Was sind die besten Tipps für die Voicemail-Etikette?

Das Hinterlassen einer Voicemail kann für Personen, die sich unwohl fühlen, wenn sie mit einem Computer sprechen, etwas stressig sein. Insbesondere in Geschäftsumgebungen könnte man sich verpflichtet fühlen, auf eine bestimmte Art und Weise zu sprechen oder bestimmte Worte zu unterlassen. Glücklicherweise ähnelt die Voicemail-Etikette der anderer Formen der Geschäftskommunikation. Solange die Person, die die Voicemail verlässt, klar spricht und relevante Informationen zur Aufzeichnung hinterlässt, wird die Voicemail-Etikette zum größten Teil effektiv befolgt. Man sollte sich daran erinnern, kurz, genau und gut gesprochen zu sein, wenn man eine Geschäftsnachricht hinterlässt, und wenn man eine beiläufige Nachricht hinterlässt, sollte man sich auch an die Voicemail-Etikette halten und kurz und klar sein.

Wenn Sie eine Nachricht hinterlassen, besteht das primäre Ziel darin, eine kurze Beschreibung zu übermitteln, wer der Anrufer ist und wo er in Zukunft erreichbar ist. Die Person, die die Voicemail erhält, kann diese Informationen nicht erhalten, wenn der Anrufer nicht klar spricht. Man sollte sich nicht durch die Nachricht beeilen; er oder sie sollte klar sprechen und nur grundlegende Informationen geben, die die anrufende Person benötigt, um zum anrufer zurückzukehren. Lassen Sie eine Telefonnummer in der Aufzeichnung und geben Sie diese deutlich an, damit die Person, die den Anruf erhält, sie verstehen kann.

Bei geschäftlichen Anrufen bestimmt die Voicemail-Etikette, dass der Anrufer mit der Person, die den Anruf empfängt, nicht zu lässig ist. Der Anrufer sollte die Voicemail als eine Interaktion mit der tatsächlichen Person betrachten. er sollte darüber nachdenken, wie er oder sie mit der angerufenen Person umgehen würde, wenn es sich um eine persönliche Interaktion handelte, und dementsprechend sprechen. Umgangssprache, Fluchen und übermäßige Vertrautheit sollten vermieden werden, obwohl dies nicht bedeutet, dass der Anrufer kalt und distanziert klingen muss. Jeder, der eine Voicemail erhält, reagiert positiver auf eine helle Stimme als auf eine kalte oder wütende. Seien Sie also hell, aber höflich.

Um der Voicemail-Etikette zu folgen, sollten Sie auch lange Voicemails mit übermäßigen Details und weitläufigen Diatribes vermeiden. Die Voicemail ist kein geeignetes Forum, um ein diskussionsbedürftiges Thema zu erweitern. Es ist vielmehr eine Möglichkeit, einer anderen Person mitzuteilen, dass ein persönliches Gespräch oder ein Telefongespräch erforderlich ist. Kürze kann eine Geschäftsbeziehung verbessern, anstatt sie zu behindern, und von der angerufenen Person sollte keine sofortige Reaktion erwartet werden. Die Idee einer Voicemail ist, eine Nachricht zu hinterlassen und keine vollständige Konversation zu starten oder fortzusetzen.