Jakie są różne rodzaje wsparcia asystenta administracyjnego?
Członkowie personelu pomocniczego asystenta administracyjnego odgrywają ważną rolę w wielu firmach, zapewniając wsparcie administracyjne i biurowe. Ci profesjonalni pracownicy wykonują wszystkie rodzaje środowisk biurowych, od kancelarii prawnych po gabinety medyczne. Wyszkoleni asystenci znają się na procedurach biurowych i mają silne umiejętności biznesowe i komputerowe.
Kancelarie zatrudniają dużą liczbę asystentów wsparcia technicznego, którzy zajmują się takimi zadaniami, jak transkrypcja i tworzenie akt spraw. Asystenci prawni przygotowują korespondencję na wniosek adwokata i rozmawiają z organami regulacyjnymi o stanie roszczeń. Asystenci planują również spotkania z adwokatem, w tym mediacje i zeznania. Duże kancelarie mają zazwyczaj zespoły wspierające dziedziny prawa i składają się z adwokata, asystenta prawnego i asystenta prawnego.
Lekarze mają personel administracyjny, który pomaga w recepcji i personel medyczny. Asystenci medyczni witają pacjentów, planują spotkania i umieszczają informacje o pacjentach w tabelach. Niektórzy asystenci medyczni wykonują zaawansowane zadania, w tym podsumowywanie dokumentacji medycznej i przygotowywanie budżetów biurowych.
Naukowcy mają personel pomocniczy w laboratoriach, którzy pracują jako asystenci naukowi. Asystent administracyjny w środowisku naukowym bada informacje i przygotowuje programy. Personel wsparcia administracyjnego sporządza notatki z badań i śledzi terminy realizacji projektów. Inne zadania obejmują obowiązki biurowe, takie jak otwieranie poczty i zakup materiałów laboratoryjnych.
Kierownictwo wyższego szczebla, takie jak prezes firmy, zwykle ma asystentów administracyjnych, którzy pracują dla nich bezpośrednio. Asystent planuje spotkania z klientami, a także plany podróży dla kierownictwa. Niektóre z obowiązków, które miałby ten asystent, to sporządzanie listów, obsługa faktur i przygotowywanie raportów. W niektórych korporacjach asystent administracyjny pomaga również kierownikom działów, a także kierownictwu.
Firmy z branży nieruchomości korzystają z pomocy asystenta administracyjnego, aby planować pokazy domów i wystawiać domy na sprzedaż. Asystenci nieruchomości zwykle mają doświadczenie w przygotowaniu dokumentów nieruchomości i doświadczeniu marketingowym. Niektóre agencje wymagają od personelu pomocniczego posiadania licencji na nieruchomości do pracy w agencji. Umiejętności projektowania graficznego są zaletą tego stanowiska, ponieważ członkowie obsługi administracyjnej nieruchomości przygotowują broszury i ulotki dla agentów.
Większość asystentów administracyjnych ma co najmniej dyplom ukończenia szkoły średniej, a także zajęcia z rachunkowości, matematyki i administracji biurowej. Niektórzy asystenci posiadają również certyfikaty z zakresu nauk sekretarskich. Osoby, które chcą pracować jako asystent administratora, powinny wiedzieć, jak korzystać z różnych programów komputerowych i być w stanie wykonywać wiele zadań. Cechy osobowości potrzebne na tym stanowisku to umiejętność szybkiego uczenia się i pracy pod presją.