Vilka är de olika typerna av administrativ assistentstöd?
Administrativa assistentstödspersonal spelar en viktig roll i många företag och tillhandahåller administrativt och kontoristiskt stöd. Dessa professionella arbetare fungerar i alla typer av kontorsmiljöer från advokatbyråer till medicinska kontor. Utbildade assistenter är kunniga i kontorsförfaranden och har stark affärs- och datorkunskaper.
Advokatföretag anställer ett stort antal administrativa assistentstödmedlemmar för att hantera uppgifter som transkription och inrättande av ärendefiler. Juridiska assistenter utarbetar korrespondens på advokatens begäran och pratar med justerarna om skadeståndens status. Assistenter planerar också möten för advokaten inklusive medling och insättningar. Stora advokatbyråer har i allmänhet lag som stöder rättsområden och består av advokaten, förfaranden och juridisk assistent.
Läkare har administrativ supportpersonal som hjälper front office och medicinsk personal. Medicinska assistenter hälsar patienter, schemalägg möten och lägger patientinformation i diagram. Vissa medicinska assistenter utför avancerade uppgifter inklusive sammanfattning av medicinska journaler och förberedelse av kontorsbudgetar.
Forskare har stödpersonal i laboratorier som arbetar som forskningsassistenter. Den administrativa assistenten i en vetenskaplig miljö forskar om informationsbevis och förbereder dagordningar. Administrativ supportpersonal tar forskningsanteckningar och håller reda på projektets tidsfrister. Andra uppgifter inkluderar kontor som att öppna post och köpa laboratorietillbehör.
Ledande befattningshavare, till exempel en företagsledare, har vanligtvis administrativa assistenter som arbetar direkt för dem. Assistenten planerar klientmöten såväl som resplaner för verkställande direktören. Några av de arbetsuppgifter som denna assistent skulle ha inkluderat utarbetande av brev, hantering av fakturor och utarbetande av rapporter. I vissa företag kommer den administrativa assistenten också att hjälpa avdelningschefer och chefer.
Fastighetsföretag använder administrativt assistentstöd för att schemalägga visningar för bostäder och lista hem till salu. Fastighetsassistenter har vanligtvis en bakgrund när det gäller att förbereda fastighetsdokument och marknadsföringsupplevelse. Vissa byråer behöver supportpersonal för att ha en fastighetslicens för att arbeta på byrån. Grafisk designfärdigheter är ett plus för denna position eftersom administrativa stödmedlemmar för fastigheter förbereder broschyrer och flygblad för agenter.
De flesta administrativt assistentstödspersonal har minst ett gymnasieexamen samt klasser i bokföring, matematik och kontorsadministration. Vissa assistenter har också en certifiering inom sekretariatsvetenskap. Individer som vill arbeta som administrativ assistent supportspecialist bör veta hur man använder en mängd olika datorprogram och kunna göra flera uppgifter. Personlighetstrekk som behövs i denna position är förmågan att lära sig snabbt och arbeta väl under tryck.