Was sind die verschiedenen Arten der Unterstützung von Verwaltungsassistenten?
Mitarbeiter des Verwaltungsassistenten spielen in vielen Unternehmen eine wichtige Rolle und leisten administrative und administrative Unterstützung. Diese professionellen Mitarbeiter arbeiten in allen Arten von Büroumgebungen, von Anwaltskanzleien bis hin zu medizinischen Büros. Geschulte Assistenten verfügen über fundierte Kenntnisse in Büroabläufen sowie über ausgeprägte Geschäfts- und Computerkenntnisse.
Anwaltskanzleien beschäftigen eine große Anzahl von Verwaltungsassistenten, um Aufgaben wie die Transkription und das Einrichten von Akten zu erledigen. Rechtsassistenten erstellen auf Verlangen des Rechtsanwalts einen Korrespondenzentwurf und besprechen mit den Sachbearbeitern den Stand der Schadensfälle. Assistenten planen auch Termine für den Anwalt, einschließlich Mediationen und Abordnungen. Große Anwaltskanzleien haben in der Regel Teams, die Rechtsgebiete unterstützen und sich aus Anwalt, Rechtsanwaltsfachangestellter und Rechtsanwaltsfachangestellter zusammensetzen.
Die Ärzte verfügen über Verwaltungsmitarbeiter, die dem Front Office und dem medizinischen Personal helfen. Arzthelferinnen begrüßen Patienten, planen Termine und tragen Patienteninformationen in Diagramme ein. Einige Arzthelferinnen führen fortgeschrittene Aufgaben durch, darunter das Zusammenfassen von Krankenakten und das Erstellen von Bürobudgets.
Wissenschaftler haben Mitarbeiter in Laboratorien, die als wissenschaftliche Mitarbeiter arbeiten. Der Verwaltungsassistent in einem wissenschaftlichen Umfeld recherchiert Informationen zu Stipendien und bereitet Tagesordnungen vor. Die Mitarbeiter des administrativen Supports machen sich Notizen zur Recherche und verfolgen die Projektfristen. Weitere Aufgaben sind Büroarbeiten wie das Öffnen der Post und der Kauf von Laborartikeln.
Leitende Angestellte, wie z. B. ein Firmenpräsident, haben in der Regel Verwaltungsassistenten, die direkt für sie arbeiten. Der Assistent plant Kundenbesprechungen sowie Reisepläne für die Führungskraft. Zu den Aufgaben dieses Assistenten gehörten das Verfassen von Briefen, die Bearbeitung von Rechnungen und die Erstellung von Berichten. In einigen Unternehmen hilft der Verwaltungsassistent auch den Abteilungsleitern sowie den Führungskräften.
Immobilienunternehmen nutzen die Unterstützung von Verwaltungsassistenten, um Vorführungen für Wohnungen zu planen und Wohnungen zum Verkauf aufzulisten. Immobilienassistenten haben in der Regel einen Hintergrund in der Erstellung von Immobilienunterlagen und Marketingerfahrung. Bei einigen Agenturen muss das Support-Personal über eine Immobilienlizenz verfügen, um bei der Agentur arbeiten zu können. Grafikdesignkenntnisse sind ein Plus für diese Position, da Mitglieder der Immobilienverwaltung Broschüren und Flyer für Agenten erstellen.
Die meisten Unterstützungsfachkräfte für Verwaltungsassistenten haben mindestens ein Abitur sowie Kurse in Buchhaltung, Mathematik und Büroverwaltung. Einige Assistenten haben auch eine Zertifizierung in Sekretariatswissenschaften. Personen, die als Assistent der Verwaltungsabteilung arbeiten möchten, sollten wissen, wie man eine Vielzahl von Computer-Software-Programmen verwendet, und in der Lage sein, mehrere Aufgaben auszuführen. Persönlichkeitsmerkmale, die in dieser Position benötigt werden, sind die Fähigkeit, schnell zu lernen und unter Druck gut zu arbeiten.