Jakie są różne rodzaje planów komunikacji biznesowej?
Plany komunikacji biznesowej przenoszą informacje z jednej osoby lub grupy na inną. Chociaż definicja wydaje się uproszczona, każdy typ planu ma określony cel w firmie i może nie być często używany. Różne rodzaje planów komunikacji biznesowej są wewnętrzne, zewnętrzne i kryzysowe, przy czym ten drugi może być połączeniem dwóch pierwszych. Firmy wdrażają te plany, aby zapewnić stały przepływ informacji między wszystkimi stronami w spółce lub z nią związanymi. Wielu użytkowników jest zaangażowanych w wysyłanie i odbieranie komunikacji, co czyni te plany bardzo ważnymi.
Wewnętrzne plany komunikacji biznesowej przedstawiają komunikaty przeznaczone tylko dla interesariuszy wewnątrz firmy. Często są to właściciele, kierownicy i pracownicy. W tym planie mogą występować różne rodzaje metod komunikacji, takie jak telefon, e-mail, konferencje lub bezpośrednie spotkania i przeglądy. Plan komunikacji jest często wykorzystywany, gdy interesariusze przekazują komunikaty tam iz powrotem przez system. Użytkownicy zewnętrzni rzadko są aktywni w tym planie komunikacji, ponieważ treść wiadomości może być ściśle tajna i zawierać poufne informacje biznesowe.
Zewnętrzne plany komunikacji biznesowej są po prostu przeciwieństwem powyższego planu; zewnętrzni interesariusze potrzebujący informacji wykorzystują je. Choć może się wydawać, że wewnętrzne i zewnętrzne plany komunikacji biznesowej zawierają czasem te same informacje, nie zawsze tak jest. Na przykład spółki publiczne często mają określoną osobę lub biuro, które obsługuje całą komunikację zewnętrzną lub wiadomości. Pozwala to na utworzenie jednolitego frontu, gdy firmy przechodzą trudne okresy działalności lub muszą wysyłać wiadomości do grup zewnętrznych. Właściciele i kadra kierownicza są często bardzo zaangażowani w te plany, aby upewnić się, że żadne negatywne wiadomości lub dźwięki nie będą wysyłane do zewnętrznych interesariuszy.
Plan komunikacji kryzysowej jest specjalną formą, która działa tylko podczas kryzysu doświadczonego przez biznes. Wszystkie plany komunikacji biznesowej mają jakąś formę elementu kryzysowego. Firma może przechodzić przez wiele różnych kryzysów w ciągu swojego życia, choć nie wszystkie sytuacje są kryzysami dla wszystkich firm. Na przykład jednym kryzysem wewnętrznym może być nagły brak zasobów naturalnych. Firma musi następnie poinformować wewnętrznych interesariuszy, w jaki sposób firma i jej elementy zareagują na ten kryzys i utrzymają normalne operacje biznesowe.
Posiadanie planów kryzysowej komunikacji biznesowej pozwala firmie stworzyć mieszany kanał komunikacji. Zapewnia to, że firma może skutecznie przekazywać swoje odpowiedzi na kryzys zarówno wewnętrznym, jak i zewnętrznym interesariuszom. Ponownie pozwala to na zjednoczony front komunikacyjny i zapewnia stabilność w trudnym czasie.