Co muszę wiedzieć o biznesowej etykiecie e-mail?

Ponieważ tak wiele transakcji odbywa się teraz za pośrednictwem poczty e-mail, zrozumienie etykiety biznesowej e-maila ma wielką wartość. Kilka wskazówek, o których należy pamiętać, to znajomość odbiorców, krótka i konkretna komunikacja oraz utrzymywanie biznesowych wiadomości e-mail podobnych do zwykłej poczty biznesowej. W tych wytycznych dotyczących biznesowej etykiety e-mail istnieje kilka wyjątków.

Jeśli ktoś odpowiada na zapytanie ofertowe lub stanowisko służbowe, upewnij się, czy to możliwe, czy można wysłać załączniki. E-mail biznesowy w odpowiedzi na ogłoszenie o pracę powinien być zasadniczo listem motywacyjnym. Większość reklam informuje, czy dołączyć CV, czy wyciąć i wkleić CV. Niektóre firmy nie otwierają załączników i usuwają wiadomości e-mail z załącznikami.

Ponadto, gdy przywiązanie jest dopuszczalne, upewnij się, że nie jest ono zbyt długie. Wysyłanie czegokolwiek o wartości przekraczającej 150 tys. Jest w większości przypadków uważane za wielkie naruszenie etykiety e-mail firmy. Jednak projekt, nad którym wspólnie pracują dwie osoby, może czasem wymagać grafiki lub plików projektu, które zajmują więcej miejsca. Wystarczy sprawdzić, czy współpracownik chce, aby zostały one przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej. Może on preferować kopię dysku ze ślimakiem, aby skrócić czas ładowania wiadomości e-mail.

Etykieta e-mail biznesowego sugeruje stosowanie formalności w kontaktach z ludźmi. Zasadniczo zwracaj się do ludzi tak, jak gdybyś rozmawiał z daną osobą. Jeśli ktoś zwykle zwraca się do kogoś jako pana Browna, nie zaczynaj listu od imienia Pana Browna. Jeśli ktoś zwykle dzwoni do pana Browna po imieniu, biznesowa etykieta e-mail pozwala na mniej formalny adres.

Jeśli ktoś nie jest zaznajomiony ze stanem małżeńskim kobiety, etykieta biznesowego e-maila sugeruje termin Pani. Wyjątkiem jest poczta e-mail do lekarzy. W takim przypadku użyj formalnego tytułu Dr.

Pamiętaj, aby podać konkretny temat dotyczący zawartości wiadomości e-mail. Może to być „Odpowiedz na ogłoszenie o pracę nr 1351 na liście Craiga” lub „Spotkajmy się w tym tygodniu, aby omówić nasze opcje”. Upewnij się, że temat odzwierciedla materiał, który zamierzasz przedstawić.

E-mail biznesowy nie wymaga kreatywnej interpunkcji, uśmiechniętych twarzy ani innych ozdobników, które mogą wystąpić w zwykłych wiadomościach e-mail między przyjaciółmi. Powinien również być wolny od skrótów czatu. Dwóch bliskich współpracowników biznesowych może zamieścić je w swoich e-mailach, ale ogólnie formalne jest lepsze.

Aby zmniejszyć przestrzeń, nie podawaj całego materiału przesłanego przez kogoś innego. W razie potrzeby wycinaj, wklejaj i cytuj tylko krótkie fragmenty materiału. Jeśli materiał nie jest istotny, usuń cytowany materiał przed udzieleniem odpowiedzi na wiadomość. Ponadto, trzymaj swój materiał krótki i na temat.

Etykieta e-mail biznesowego wymaga ponadto komunikowania się przy użyciu dobrej gramatyki, dobrze skonstruowanych zdań i poprawnie napisanych słów. Jeśli ktoś nie jest silny w tych obszarach, komunikacja może wyglądać dość głupio i sprawiać, że wydaje się mniej inteligentny. Pamiętaj o sprawdzeniu pisowni i gramatyki, a następnie przeczytaj ją ponownie, na głos, aby sprawdzić, czy ma to sens. Jeśli gramatyka nadal stanowi problem, rozważ kurs pisania w biznesie, aby poprawić komunikację pisemną.

Na koniec nie dodawaj partnerów biznesowych do własnej listy żartów. Jest to wyraźne naruszenie etykiety e-mail firmy. Jeśli ktoś pracuje z żartami, poproś o prywatny adres e-mail, aby dodać go do listy. Ponadto nigdy nie przesyłaj kolczugi do partnera biznesowego. Jeśli ktoś otrzyma ostrzeżenie o wirusie, sprawdź fałszywe strony internetowe przed wysłaniem go do współpracowników. Większość ostrzeżeń wirusowych wysyłanych pocztą e-mail to mistyfikacje i niepotrzebny alarm lub zajmują miejsce w skrzynce pocztowej zorientowanej na biznes.