Co muszę wiedzieć o biznesowej etykiecie e -mail?
Ponieważ tyle biznesu jest obecnie prowadzone za pośrednictwem poczty elektronicznej, zrozumienie etykiety e -mail biznesowej ma wielką wartość. Kilka wytycznych, o których należy pamiętać, to poznać odbiorców, utrzymać komunikację krótką i do rzeczy oraz zachować e -mail biznesowy podobny do zwykłej poczty biznesowej. W ramach tych wytycznych dotyczących etykiety e -mail biznesowej istnieje kilka wyjątków.
Jeśli ktoś odpowiada na zapytanie lub posterunek biznesowy, pamiętaj, czy to możliwe, czy można wysłać załączniki. E -mail biznesowy w odpowiedzi na reklamę pracy powinien być zasadniczo listem motywacyjnym. Większość reklam stwierdzi, czy dołączyć CV, czy wyciąć i wkleić CV. Niektóre firmy nie otwierają załączników i usuną e -mail z załącznikami.
Również, gdy przywiązanie jest dopuszczalne, upewnij się, że nie ma dużej długości. Wysyłanie czegokolwiek powyżej 150 tys. Jest uważane za wielkie naruszenie etykiety e -mail biznesowej w większości przypadków. Jednak projekt, nad którym dwie osoby pracują razem, możeSionalnie wymagają plików graficznych lub projektów, które zajmują więcej miejsca. Wystarczy ustalić, czy współpracownik biznesowy chce wysłać ich pocztą elektroniczną. Może wolić kopię płyty pocztowej ślimaka, aby ograniczyć, ile czasu zajmuje e -mail, aby załadować.
Etykieta e -mail biznesowa sugeruje stosowanie formalności w zwracaniu się do osób. Ogólnie rzecz biorąc, zwracaj się do ludzi tak, jakby ktoś rozmawiał z osobą. Jeśli zwykle zwraca się do kogoś jako pana Browna, nie zaczynaj listu, używając imienia pana Browna. Jeśli zwykle nazywa się pana Browna po imieniu, etykieta e -mail biznesowa pozwala na mniej formalny adres.
Tam, gdzie ktoś nie jest zaznajomiony ze statusem małżeństwa kobiety, etykieta e -maila biznesowa sugeruje termin Pani Wyjątkiem od tego e -maila dla lekarzy. W takim przypadku użyj formalnego tytułu dr.
Pamiętaj, aby uwzględnić konkretny temat dotyczący treści e -maila.Może to być „Odpowiedz na publikowanie pracy nr 1351 na liście Craiga” lub „Spotkajmy się w tym tygodniu, aby omówić nasze opcje”. Upewnij się, że badany odzwierciedla materiał, który zamierza przedstawić.
E -mail biznesowy nie wymaga kreatywnej interpunkcji, buźki lub innych rozkwitów, które mogą wystąpić w swobodnym e -mailu między przyjaciółmi. Powinien być również wolny od skrótów czatu. Dwóch bliskich współpracowników biznesowych może zawierać je w swoich e -mailach, ale ogólnie formalne jest lepsze.
Aby zmniejszyć przestrzeń, nie cytuj wszystkich materiałów wysłanych przez kogoś innego. Wytnij, wklej, wklej i cytuj tylko krótkie fragmenty materiału. Jeśli materiał nie jest istotny, usuń cytowany materiał przed odpowiedzią na wiadomość. Również trzymaj własny materiał krótki i do rzeczy.
Etykieta e-mail biznesowa wymaga ponadto komunikowania się przy użyciu dobrej gramatyki, dobrze skonstruowanych zdań i odpowiednio napisanych słów. Jeśli nie jest silny w tych obszarach, komunikacja może wyglądać dość głupio i sprawić, że wydaje się, że ktośS inteligentny. Pamiętaj, aby przeliterować i gramatykę, a następnie przeczytaj go ponownie, głośno, aby sprawdzić, czy ma to sens. Jeśli gramatyka nadal pozostaje problemem, rozważ kurs pisania biznesowego, aby poprawić komunikację pisemną.
Na koniec nie dodawaj współpracowników biznesowych do listy żartów. Jest to wyraźne naruszenie etykiety e -mail biznesowej. Jeśli ktoś pracuje z kimś, kto lubi żarty, poproś o ich prywatną e -mail, aby dodać do listy. Również nigdy nie przekazuj poczty łańcuchowej do współpracownika biznesowego. Jeśli ktoś otrzyma ostrzeżenie o wirusach, sprawdź witryny mistyfikacji Internetu przed wysłaniem go do współpracowników biznesowych. Większość ostrzeżeń wirusowych wysyłanych pocztą elektroniczną to mistyfikacje i powoduje niepotrzebny alarm lub zajmuje miejsce w tym, co powinno być zorientowana na biznes skrzynkę pocztową.