Co potřebuji vědět o obchodní e-mailové etiketě?

Vzhledem k tomu, že tolik obchodu se nyní provádí prostřednictvím e-mailu, porozumění etiketě obchodních e-mailů má velkou hodnotu. Několik pokynů, které byste měli mít na paměti, je znát své publikum, udržovat krátkou a důležitou komunikaci a udržovat obchodní e-mail podobný běžné obchodní poště. V těchto pokynech pro firemní e-mailovou etiketu existuje několik výjimek.

Pokud někdo odpovídá na dotaz na pracovní pozici nebo na pracovní příspěvek, ujistěte se, zda je to možné, zda lze odesílat přílohy. Firemní e-mail v reakci na reklamu na pracovní místo by měl být v zásadě průvodním dopisem. Většina reklam bude uvádět, zda se má životopis připojit, nebo je vyjmout a vložit. Některé společnosti neotevřou přílohy a odstraní e-mail s přílohami.

Stejně tak, když je připoutání přijatelné, ujistěte se, že to není příliš dlouhé. Odeslání čehokoliv nad 150 tisíc je ve většině případů považováno za velké porušení obchodní e-mailové etikety. Projekt, na kterém dva lidé pracují společně, však může občas vyžadovat grafiku nebo soubory projektu, které zabírají více místa. Jednoduše zjistěte, zda si obchodní partner přeje, aby byly zaslány e-mailem. Může upřednostňovat kopii poštovního disku hlemýždi, aby se zkrátilo, jak dlouho trvá načtení e-mailu.

Obchodní e-mailová etiketa navrhuje použít formalitu při oslovování lidí. Obecně řečeno, oslovujte lidi tak, jak by se jednalo, kdyby někdo hovořil s osobou. Pokud někdo obvykle osloví někoho jako pana Browna, nezačínejte dopis pomocí křestního jména pana Browna. Pokud někdo obvykle volá pana Browna svým křestním jménem, ​​etiketa obchodní e-mailové adresy umožňuje méně formální adresu.

Pokud člověk nezná stav ženatosti, obchodní e-mailová etiketa označuje termín paní. Výjimkou je e-mail lékařům. V tomto případě použijte formální titul Dr.

Nezapomeňte uvést konkrétní předmět týkající se obsahu něčího e-mailu. Mohlo by to být „Odpovědět na zveřejnění příspěvku č. 1351 na Craigově seznamu“ nebo „Pojďme se setkat tento týden, abychom probrali naše možnosti.“ Ujistěte se, že předmět odráží materiál, který má v úmyslu představit.

Firemní e-mail nepotřebuje kreativní interpunkci, smajlíky nebo jiné vzkvétání, které by se mohlo vyskytnout v neformálním e-mailu mezi přáteli. Také by nemělo obsahovat zkratky chatu. Dva blízcí obchodní spolupracovníci je mohou zahrnout do svých e-mailů, ale obecně je lepší formální.

Chcete-li omezit prostor, necitujte veškerý materiál zaslaný někým jiným. Vyjmout, vložit a citovat pouze krátké kousky materiálu, pokud je to relevantní. Pokud materiál není relevantní, odstraňte citovaný materiál před odpovědí na zprávu. Také si udržujte svůj vlastní materiál krátký a věcný.

Obchodní e-mailová etiketa dále vyžaduje, aby jedna komunikovala pomocí dobré gramatiky, dobře konstruovaných vět a správně napsaných slov. Pokud v těchto oblastech člověk není silný, komunikace může vypadat celkem hloupě a může se zdát méně inteligentní. Ujistěte se, že máte kontrolu pravopisu a gramatiky, a poté si ji znovu nahlas přečtěte, abyste si ověřili, že má smysl. Pokud gramatika stále zůstává problémem, zvažte kurz obchodní psaní, který pomůže zlepšit psanou komunikaci.

Nakonec nepřidávejte obchodní partnery do seznamu vtipů. Toto je jasné porušení etikety obchodního e-mailu. Pokud někdo pracuje s někým, kdo má rád vtipy, požádejte o jeho soukromý e-mail, který chcete přidat do něčího seznamu. Rovněž nikdy neposílejte řetězovou poštu obchodnímu spolupracovníkovi. Pokud někdo obdrží upozornění na viry, zkontrolujte internetové podvody před odesláním obchodním partnerům. Většina virových varování zasílaných e-mailem je podvody a způsobují zbytečné poplachy nebo zabírají místo v čem by měla být obchodní schránka zaměřená na podnikání.