비즈니스 이메일 에티켓에 대해 알아야 할 사항은 무엇입니까?

많은 비즈니스가 이제 이메일을 통해 수행되므로 비즈니스 이메일 에티켓을 이해하는 것이 매우 중요합니다. 명심해야 할 몇 가지 지침은 청중을 파악하고, 의사 소통을 짧게하고 요점을 지키며, 비즈니스 이메일을 일반 비즈니스 메일과 유사하게 유지하는 것입니다. 비즈니스 이메일 에티켓에 대한이 가이드 라인에는 몇 가지 예외가 있습니다.

구직 또는 비즈니스 게시물에 응답하는 경우 첨부 파일을 보낼 수 있는지 확인하십시오. 직업 광고에 대한 응답으로 비즈니스 이메일은 본질적으로 커버 레터 여야합니다. 대부분의 광고는 이력서를 첨부 할 것인지, 이력서를 잘라 붙여 넣을지를 나타냅니다. 일부 회사는 첨부 파일을 열지 않고 첨부 파일이있는 이메일을 삭제합니다.

또한 첨부 파일이 허용되는 경우 길이가 너무 길지 않아야합니다. 대부분의 경우 150k 이상을 전송하면 비즈니스 이메일 에티켓을 위반하는 것으로 간주됩니다. 그러나 두 사람이 함께 작업하는 프로젝트에는 때때로 더 많은 공간을 차지하는 그래픽 또는 프로젝트 파일이 필요할 수 있습니다. 비즈니스 담당자가 전자 메일을 통해 전송하기를 원하는지 간단히 확인하십시오. 전자 메일을로드하는 데 걸리는 시간을 줄이기 위해 달팽이 메일 디스크 복사본을 선호 할 수 있습니다.

비즈니스 이메일 에티켓은 사람들을 다룰 때 형식을 사용하도록 제안합니다. 일반적으로 사람과 대화하는 경우 사람들을 원하는대로 처리하십시오. 보통 누군가를 Mr. Brown이라고 말하면 Brown의 이름을 사용하여 편지를 시작하지 마십시오. 일반적으로 자신의 이름으로 Mr. Brown에게 전화하면 비즈니스 이메일 에티켓을 사용하면 덜 공식적인 주소를 사용할 수 있습니다.

여성의 결혼 상태에 익숙하지 않은 경우 비즈니스 전자 메일 에티켓은 Ms라는 용어를 제안하지만 의사에게 보내는 전자 메일은 예외입니다. 이 경우 Dr.의 공식 제목을 사용하십시오.

이메일 내용에 관한 특정 제목을 포함해야합니다. “Craig 's List에 구인 게시 # 1351에 회신”또는“이번 주에 만나서 우리의 옵션을 논의하도록하자”일 수 있습니다. 주제가 제시하고자하는 내용을 주제에 반영하도록하십시오.

비즈니스 이메일에는 친구 사이의 캐주얼 이메일에서 발생할 수있는 창의적인 구두점, 웃는 얼굴 또는 기타 번영이 필요하지 않습니다. 또한 채팅 약어가 없어야합니다. 두 명의 가까운 비즈니스 동료가 이메일에 포함 할 수 있지만 일반적으로 공식적인 것이 좋습니다.

공간을 줄이려면 다른 사람이 보낸 모든 자료를 인용하지 마십시오. 관련성이있는 경우 짧은 재료 만 잘라 붙여 넣기 및 인용합니다. 자료가 관련이없는 경우 메시지에 회신하기 전에 인용 된 자료를 삭제하십시오. 또한, 자신의 자료를 짧고 요점까지 유지하십시오.

비즈니스 이메일 에티켓을 위해서는 좋은 문법, 잘 구성된 문장 및 철자가 올바른 단어를 사용하여 의사 소통해야합니다. 이 분야에서 강하지 않으면 의사 소통이 상당히 어리석어 보일 수 있고 덜 지능적으로 보일 수 있습니다. 철자법과 문법 검사 자료를 확실히 읽은 다음, 소리내어 큰 소리로 다시 읽어보고 의미가 있는지 확인하십시오. 그래도 그래도 문제가 지속되면 서면 의사 소통을 향상시키기 위해 비즈니스 작문 과정을 고려하십시오.

마지막으로, 동료를 농담 목록에 추가하지 마십시오. 이것은 비즈니스 이메일 에티켓을 명백히 위반하는 것입니다. 농담을 즐기는 사람과 함께 일하는 경우 개인 이메일을 요청하여 자신의 목록에 추가하십시오. 또한 체인 메일을 비즈니스 파트너에게 전달하지 마십시오. 바이러스 경고가 표시되면 인터넷 사기 사이트를 확인하여 비즈니스 담당자에게 보내십시오. 전자 메일로 전송되는 대부분의 바이러스 경고는 사기이며 불필요한 경보를 유발하거나 비즈니스 지향 사서함의 공간을 차지합니다.