Was muss ich über die Business-E-Mail-Etikette wissen?
Da heutzutage so viele Geschäfte per E-Mail abgewickelt werden, ist es von großem Wert, die E-Mail-Etikette zu verstehen. Ein paar Richtlinien, die Sie beachten sollten, sind, die Zielgruppe zu kennen, die Kommunikation kurz und sachlich zu halten und geschäftliche E-Mails ähnlich wie normale Geschäftspost zu halten. Innerhalb dieser Richtlinien für die geschäftliche E-Mail-Etikette gibt es mehrere Ausnahmen.
Wenn Sie auf eine Stellenanfrage oder eine Stellenanzeige antworten, stellen Sie sicher, dass Sie nach Möglichkeit feststellen, ob Sie Anhänge senden können. Eine geschäftliche E-Mail als Antwort auf eine Anzeige für einen Job sollte im Wesentlichen ein Anschreiben sein. In den meisten Anzeigen wird angegeben, ob ein Lebenslauf angehängt oder ausgeschnitten und eingefügt werden soll. Einige Unternehmen öffnen keine Anhänge und löschen E-Mails mit Anhängen.
Wenn ein Anhang akzeptabel ist, stellen Sie sicher, dass er nicht sehr lang ist. In den meisten Fällen wird das Senden von Daten über 150.000 als schwerwiegender Verstoß gegen die geschäftliche E-Mail-Etikette angesehen. Für ein Projekt, an dem zwei Personen zusammenarbeiten, sind jedoch gelegentlich Grafiken oder Projektdateien erforderlich, die mehr Speicherplatz beanspruchen. Stellen Sie einfach fest, ob der Geschäftspartner den Versand per E-Mail wünscht. Er oder sie zieht es möglicherweise vor, eine Snail-Mail-Disc zu kopieren, um die Ladezeit einer E-Mail zu verkürzen.
In der Geschäfts-E-Mail-Etikette wird die Verwendung von Formalitäten bei der Ansprache von Personen empfohlen. Sprechen Sie die Leute im Allgemeinen so an, als würde man sich mit der Person unterhalten. Wenn man jemanden normalerweise als Mr. Brown anspricht, darf man keinen Buchstaben mit dem Vornamen von Mr. Brown beginnen. Wenn man Mr. Brown normalerweise mit seinem Vornamen anruft, lässt die geschäftliche E-Mail-Etikette die weniger formelle Adresse zu.
Wenn man mit dem Ehestatus einer Frau nicht vertraut ist, schlägt die geschäftliche E-Mail-Etikette den Begriff Frau vor. Eine Ausnahme bilden E-Mails an Ärzte. In diesem Fall verwenden Sie den formalen Titel von Dr.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine bestimmte Betreffzeile zum Inhalt der E-Mail-Adresse angeben. Dies könnte "Antwort auf Stellenausschreibung Nr. 1351 auf Craigs Liste" oder "Treffen wir uns diese Woche, um unsere Optionen zu besprechen" sein. Stellen Sie sicher, dass das Thema das Material widerspiegelt, das vorgestellt werden soll.
Für geschäftliche E-Mails sind keine kreativen Interpunktionszeichen, Smileys oder andere Schnörkel erforderlich, die bei gelegentlichen E-Mails zwischen Freunden auftreten können. Es sollte auch frei von Chat-Abkürzungen sein. Zwei enge Geschäftspartner können sie in ihre E-Mails aufnehmen, aber im Allgemeinen ist es besser, wenn sie formal sind.
Um Platz zu sparen, zitieren Sie nicht das gesamte Material, das von einer anderen Person gesendet wurde. Schneiden Sie nur kurze Materialstücke aus, fügen Sie sie ein und zitieren Sie sie, wenn dies relevant ist. Wenn das Material nicht relevant ist, löschen Sie das zitierte Material, bevor Sie auf eine Nachricht antworten. Halten Sie auch das eigene Material kurz und auf den Punkt.
Für die geschäftliche E-Mail-Etikette ist es außerdem erforderlich, dass man mit einer guten Grammatik, gut aufgebauten Sätzen und richtig geschriebenen Wörtern kommuniziert. Wenn man in diesen Bereichen nicht stark ist, kann die Kommunikation ziemlich dumm aussehen und einen weniger intelligent erscheinen lassen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung durchführen, und lesen Sie sie dann noch einmal laut durch, um sicherzustellen, dass sie sinnvoll ist. Wenn die Grammatik weiterhin ein Problem darstellt, sollten Sie einen Kurs in Business Writing in Betracht ziehen, um die schriftliche Kommunikation zu verbessern.
Fügen Sie schließlich keine Geschäftspartner zu Ihrer Scherzliste hinzu. Dies ist ein klarer Verstoß gegen die geschäftliche E-Mail-Etikette. Wenn Sie mit jemandem zusammenarbeiten, der Spaß an Witzen hat, fordern Sie dessen private E-Mail-Adresse an, um sie zu Ihrer Liste hinzuzufügen. Leiten Sie Kettenhemden niemals an Geschäftspartner weiter. Wenn eine Virenwarnung angezeigt wird, überprüfen Sie die Internet-Hoax-Sites, bevor Sie diese an Geschäftspartner weiterleiten. Die meisten Virenwarnungen, die per E-Mail gesendet werden, sind Schwindel und verursachen unnötigen Alarm oder belegen Speicherplatz in einem geschäftsorientierten Postfach.