Que dois-je savoir sur l'étiquette des e-mails commerciaux?

Étant donné que tant de affaires se déroulent maintenant par e-mail, comprendre l'étiquette des e-mails commerciaux est d'une grande valeur. Quelques lignes directrices à garder à l’esprit sont de connaître son public, de garder la communication courte et de maintenir, et de garder les e-mails commerciaux similaires au courrier commercial régulier. Dans ces directives pour l'étiquette des e-mails commerciaux, il existe plusieurs exceptions.

Si l'on répond à une requête d'emploi ou à un poste d'entreprise, assurez-vous de vérifier si possible si l'on peut envoyer des pièces jointes. Un e-mail commercial en réponse à une annonce pour un emploi devrait être essentiellement une lettre de motivation. La plupart des publicités indiqueront de fixer un CV ou de couper et coller le CV. Certaines entreprises n'ouvriront pas les pièces jointes et supprimeront les e-mails avec des pièces jointes.

De plus, lorsqu'une pièce jointe est acceptable, assurez-vous qu'il n'est pas d'une grande longueur. L'envoi de quoi que ce soit sur 150k est considéré comme une grande violation de l'étiquette des e-mails d'entreprise dans la plupart des cas. Cependant, un projet sur lequel deux personnes travaillent ensemblenécessitent des graphiques ou des fichiers de projet qui occupent plus de place. Veiller simplement si l'associé d'entreprise souhaite que ceux-ci soient envoyés par e-mail. Il ou elle peut préférer une copie de disque d'escargot pour réduire la durée du chargement d'un e-mail.

L'étiquette des e-mails commerciaux suggère d'utiliser la formalité pour s'adresser aux gens. En général, abordez les gens comme on le ferait si l'on conversait avec la personne. Si l'on s'adresse généralement à quelqu'un de M. Brown, ne commencez pas une lettre en utilisant le prénom de M. Brown. Si l'on appelle généralement M. Brown par son prénom, l'étiquette des e-mails commerciaux permet l'adresse moins formelle.

Là où l'on n'est pas familier avec le statut marié d'une femme, l'étiquette de courrier électronique d'entreprise suggère que le terme Mme Une exception à ceci est un e-mail aux médecins. Dans ce cas, utilisez le titre formel de DR.

Assurez-vous d'inclure une ligne d'objet spécifique concernant le contenu de son e-mail.Cela pourrait être «Répondre à la publication d'emploi n ° 1351 sur la liste de Craig» ou «Retournons cette semaine pour discuter de nos options». Assurez-vous que le sujet reflète le matériel que l'on a l'intention de présenter.

Les e-mails d'entreprise n'ont pas besoin de ponctuation créative, de visages souriants ou d'autres épanouissements qui pourraient se produire dans des e-mails occasionnels entre amis. Il devrait également être exempt d'abréviations de chat. Deux associés commerciaux proches peuvent les inclure dans leurs e-mails, mais généralement formel est meilleur.

Pour réduire l'espace, ne citez pas tout le matériel envoyé par quelqu'un d'autre. Couper, coller et citer uniquement des morceaux de matériel courts le cas échéant. Si le matériel n'est pas pertinent, supprimez le matériel cité avant de répondre à un message. De plus, gardez son propre matériel court et précis.

L'étiquette par e-mail commerciale nécessite en outre de communiquer en utilisant une bonne grammaire, des phrases bien construites et des mots correctement orthographiés. Si l'on n'est pas fort dans ces domaines, les communications peuvent sembler assez stupides et faire en sorte que l'on semble less intelligent. Assurez-vous d'épeler et de vérifier le matériel de vérification, puis de le relire, à haute voix, pour vérifier que cela a du sens. Si la grammaire reste un problème, considérez un cours dans l'écriture des entreprises pour aider à améliorer la communication écrite.

Enfin, n’ajoutez pas les associés commerciaux à sa liste de blagues. Il s'agit d'une violation claire de l'étiquette des e-mails commerciaux. Si l'on travaille avec quelqu'un qui aime les blagues, demandez à son e-mail privé d'ajouter à sa liste. De plus, ne transmettez jamais de courrier à la chaîne à un associé d'entreprise. Si l'on reçoit un avertissement de virus, consultez les sites de canular Internet avant de l'envoyer aux associés commerciaux. La plupart des avertissements de virus envoyés par e-mail sont des canular et provoquent une alarme inutile, ou prennent de la place dans ce qui devrait être une boîte aux lettres orientée vers l'entreprise.