Que dois-je savoir sur l'étiquette des courriers électroniques professionnels?

Étant donné que de nombreuses affaires se font désormais par courrier électronique, il est très utile de comprendre l’étiquette des courriers électroniques professionnels. Quelques directives à garder à l'esprit sont de connaître son public, de maintenir une communication courte et directe et de garder le courrier électronique professionnel similaire au courrier professionnel ordinaire. Dans ces consignes relatives à l'étiquette des courriels professionnels, il existe plusieurs exceptions.

Si l’on répond à une demande d’emploi ou à une publication dans une entreprise, assurez-vous si possible d’envoyer des pièces jointes. Un courriel professionnel en réponse à une annonce d'emploi devrait être essentiellement une lettre d'accompagnement. La plupart des annonces indiquent s'il faut joindre un CV ou le copier-coller. Certaines entreprises n'ouvrent pas de pièces jointes et suppriment les courriers électroniques avec pièces jointes.

De plus, lorsqu'un attachement est acceptable, assurez-vous qu'il n'est pas très long. L'envoi de quelque chose de plus de 150k est considéré comme une grande violation de l'étiquette de la messagerie professionnelle dans la plupart des cas. Cependant, un projet sur lequel deux personnes travaillent ensemble peut parfois nécessiter des graphiques ou des fichiers de projet prenant plus de place. Il suffit de vérifier si l'associé en entreprise souhaite que ces informations soient envoyées par courrier électronique. Il préférera peut-être une copie d'un disque de courrier postal afin de réduire le temps de chargement d'un courrier électronique.

L'étiquette commerciale des courriers électroniques suggère d'utiliser la formalité pour adresser les gens. En général, adressez-vous aux personnes comme si on était en conversation avec la personne. Si on s’adresse généralement à M. Brown, ne commencez pas une lettre en utilisant le prénom de M. Brown. Si l’on appelle généralement M. Brown par son prénom, l’étiquette de courriel professionnel permet de donner l’adresse moins formelle.

Là où l’on ignore le statut de femme mariée au mariage, l’étiquette du courrier électronique des entreprises suggère le terme «Madame». Une exception à cette règle est le courrier électronique adressé aux médecins. Dans ce cas, utilisez le titre officiel de Dr.

Assurez-vous d'inclure une ligne d'objet spécifique concernant le contenu de votre courrier électronique. Il pourrait s'agir de "Répondre à l'annonce n ° 1351 sur la liste de Craig" ou de "Rencontrons-nous cette semaine pour discuter de nos options." Assurez-vous que le sujet reflète le matériel que vous avez l'intention de présenter.

Les courriels professionnels n’ont pas besoin de ponctuation créative, de visages souriants ou d’autres formes d’épanouissement susceptibles de se produire dans les courriels occasionnels échangés entre amis. Il devrait également être libre d'abréviations de discussion. Deux proches collaborateurs peuvent les inclure dans leurs e-mails, mais généralement, formel est préférable.

Pour réduire l'espace, ne citez pas tout le matériel envoyé par quelqu'un d'autre. Coupez, collez et citez seulement des petits morceaux de matériau lorsque cela est pertinent. Si le contenu n'est pas pertinent, supprimez le contenu cité avant de répondre à un message. De plus, gardez votre propre matériel court et précis.

En outre, l’étiquette de courrier électronique professionnel impose de communiquer en utilisant une bonne grammaire, des phrases bien construites et des mots correctement orthographiés. Si l’on n’est pas fort dans ces domaines, les communications peuvent sembler assez stupides et donner l’impression d’être moins intelligentes. Assurez-vous d’épeler et de vérifier le contenu de la grammaire, puis relisez-le à haute voix pour vérifier si le texte a du sens. Si la grammaire reste un problème, envisagez un cours de rédaction pour améliorer la communication écrite.

Enfin, n’ajoutez pas d’associés à la liste des blagues. Ceci est une violation claire de l'étiquette de messagerie professionnelle. Si quelqu'un travaille avec quelqu'un qui aime les blagues, demandez-lui son email privé à ajouter à sa liste. De même, ne jamais faire suivre le courrier en chaîne à un associé. Si vous recevez un avertissement concernant un virus, vérifiez les sites Internet canular avant de l’envoyer aux associés. La plupart des alertes de virus envoyées par courrier électronique sont des canulars et provoquent des alarmes inutiles, ou prennent de la place dans ce qui devrait être une boîte aux lettres commerciale.