Hvad skal jeg vide om e-mail-forretningsenhed?
Da så meget forretning nu udføres via e-mail, er forståelse af forretningsetikettens e-mail af stor værdi. Et par retningslinjer, du skal huske på, er at kende ens publikum, holde kommunikationen kort og til punktet og holde forretnings-e-mail svarende til almindelig forretningsadresse. Inden for disse retningslinjer for forretningsmail-etikette er der flere undtagelser.
Hvis man svarer på en jobforespørgsel eller en forretningsstilling, skal man sørge for at undersøge, hvor det er muligt, om man kan sende vedhæftede filer. En forretnings-e-mail som svar på en annonce til et job skal i det væsentlige være et følgebrev. De fleste annoncer angiver, om der skal vedhæftes en CV eller klip og indsæt CV. Nogle virksomheder åbner ikke vedhæftede filer og sletter e-mail med vedhæftede filer.
Når et vedhæftet fil er acceptabelt, skal du også være sikker på, at den ikke har stor længde. Afsendelse af alt over 150.000 betragtes i de fleste tilfælde som en stor krænkelse af forretningsmails. Et projekt, som to personer arbejder på sammen, kan dog lejlighedsvis kræve grafik- eller projektfiler, der tager mere plads. Kontroller blot, om forretningsforbindelsen ønsker, at disse skal sendes via e-mail. Han eller hun foretrækker muligvis en kopi af en snegle-mail-disk for at skære ned på, hvor lang tid det tager en e-mail at indlæse.
Forretnings-e-mailsetikette foreslår at bruge formalitet til at adressere mennesker. Generelt skal du adressere folk, som man ville gøre, hvis man talte med personen. Hvis man normalt henvender sig til nogen som Mr. Brown, skal du ikke begynde et brev ved at bruge Mr. Browns fornavn. Hvis man normalt kalder Mr. Brown ved hans fornavn, tillader etikette med forretnings-e-mail den mindre formelle adresse.
Hvor man ikke er bekendt med kvindens gifte status, antyder etikette med forretnings-e-mail udtrykket Ms. En undtagelse fra dette er e-mail til læger. I dette tilfælde skal du bruge den formelle titel til Dr.
Sørg for at medtage en bestemt emnelinje vedrørende indholdet af ens e-mail. Dette kan være "Svar på stillingsopslag nr. 1351 på Craigs liste", eller "Lad os mødes i denne uge for at diskutere vores muligheder." Sørg for, at emnet reflekterer det materiale, man agter at præsentere.
Forretnings-e-mail har ikke brug for kreativ tegnsætning, smiley-ansigter eller andre blomstrer, der kan forekomme i afslappet e-mail mellem venner. Det skal også være fri for chatforkortelser. To nære forretningsforbindelser kan medtage dem i deres e-mails, men generelt er det formelt bedre.
For ikke at skære ned på pladsen, skal du ikke citere alt materiale, der er sendt af en anden. Klip, indsæt og citer kun korte bits materiale, når det er relevant. Hvis materialet ikke er relevant, skal du slette citeret materiale, inden du svarer på en meddelelse. Hold også dit eget materiale kort og til det punkt.
Forretnings-e-mail-etikette kræver endvidere, at man kommunikerer ved hjælp af god grammatik, velkonstruerede sætninger og korrekt staveord. Hvis man ikke er stærk på disse områder, kan kommunikation se temmelig tåbelig ud og få en til at virke mindre intelligent. Sørg for at stave og grammatikcheck materiale, og læs det derefter igen, højt, for at verificere, at det giver mening. Hvis grammatik stadig forbliver et problem, skal du overveje et kursus i virksomhedsskrivning for at hjælpe med at forbedre skriftlig kommunikation.
Til sidst skal du ikke tilføje forretningsforbindelser til ens vittighedsliste. Dette er en klar overtrædelse af forretningsetiketten for e-mail. Hvis en arbejder med en der synes om vittigheder, skal du bede om deres private e-mail for at tilføje til ens liste. Du skal heller ikke videresende e-mail til en forretningsforetagende. Hvis en modtager en virusadvarsel, skal du tjekke internetsøge-websteder, inden du sender dette til forretningsforbindelser. De fleste virusadvarsler sendt via e-mail er hoaxes og forårsager unødvendig alarm eller optager plads i det, der skal være en forretningsorienteret postkasse.