Vad behöver jag veta om företags e-postetikett?
Eftersom så mycket affärer nu bedrivs via e-post, är förståelse för affärsmailen etikett av stort värde. Några riktlinjer att tänka på är att känna till sin publik, hålla kommunikationen kort och aktuellt och hålla affärs-e-post som liknar vanlig affärspost. Inom dessa riktlinjer för etikett för affärsmail finns det flera undantag.
Om man svarar på en jobbfråga, eller en affärspost, måste du se till om möjligt om man kan skicka bilagor. En affärsmail som svar på en annons för ett jobb bör i huvudsak vara ett brev. De flesta annonser anger om du vill bifoga ett CV eller klippa och klistra in CV. Vissa företag öppnar inte bilagor och tar bort e-postmeddelanden med bilagor.
Se också till att när ett tillbehör är acceptabelt måste du vara säker på att det inte har stor längd. Att skicka allt över 150 000 är i de flesta fall ansett vara en stor kränkning av affärsmailetiketten. Men ett projekt som två personer arbetar tillsammans kan ibland kräva grafik- eller projektfiler som tar mer plats. Se bara om affärsföretaget vill att dessa ska skickas via e-post. Han eller hon föredrar kanske en sniglemailskiva för att skära ner hur lång tid det tar ett e-postmeddelande att ladda.
Företags e-postetikett föreslår att man använder formalitet för att adressera människor. I allmänhet adressera personer som man skulle göra om man samtalar med personen. Om man vanligtvis adresserar någon som Mr. Brown, börja inte ett brev med Mr Browns förnamn. Om man vanligtvis ringer Mr. Brown med sitt förnamn, tillåter etikett för affärs-e-post den mindre formella adressen.
Om man inte känner till en kvinnlig gift status, föreslår etikett för affärs-e-post termen Ms. Ett undantag från detta är e-post till läkare. Använd i detta fall den formella titeln på Dr.
Var noga med att inkludera en specifik ämnesrad angående innehållet i e-postmeddelandet. Det här kan vara "Svara på jobbförläggning # 1351 på Craigs lista", eller "Låt oss träffas den här veckan för att diskutera våra alternativ." Se till att ämnet återspeglar materialet man tänker presentera.
Företags e-post behöver inte kreativ skiljetecken, smiley-ansikten eller andra blomstrar som kan uppstå i avslappnad e-post mellan vänner. Det bör också vara fritt från chattförkortningar. Två nära näringsidkare kan inkludera dem i sina e-postmeddelanden, men i allmänhet är formellt bättre.
Citat inte allt material som skickats av någon annan för att sänka utrymmet. Klipp ut, klistra in och citera endast korta bitar av material när det är relevant. Om materialet inte är relevant, ta bort citerat material innan du svarar på ett meddelande. Håll också ditt eget material kort och till sak.
Företags e-postetikett kräver vidare att man kommunicerar med bra grammatik, välkonstruerade meningar och ord som stavas ordentligt. Om man inte är stark inom dessa områden kan kommunikation se ganska dumt ut och få en att verka mindre intelligent. Var noga med att stava och grammatikontrollera material, och läs sedan igen om det, högt, för att verifiera att det är meningsfullt. Om grammatik fortfarande är ett problem, överväg en kurs i affärsskrivning för att förbättra skriftlig kommunikation.
Slutligen, lägg inte till affärspartners till ens skämtlista. Detta är en tydlig överträdelse av etiketten för företags e-post. Om man arbetar med någon som tycker om skämt, be om sin privata e-post för att lägga till sin lista. Dessutom ska du aldrig vidarebefordra kedjepost till en affärspartner. Om en får en virusvarning, kontrollera Internet-hoaxwebbplatser innan du skickar detta till affärspartners. De flesta virusvarningar som skickas via e-post är hoax och orsakar onödigt larm eller tar plats i vad som ska vara en affärsinriktad brevlåda.