ビジネスメールのエチケットについて知っておくべきことは何ですか？

現在、非常に多くのビジネスが電子メールを介して行われているため、ビジネス電子メールのエチケットを理解することは非常に価値があります。 念頭に置いておくべきいくつかのガイドラインは、自分の聴衆を知り、コミュニケーションを簡潔かつ要点を保ち、ビジネスメールを通常のビジネスメールと同様にすることです。 ビジネスメールのエチケットに関するこれらのガイドラインには、いくつかの例外があります。

ジョブクエリまたはビジネスポストに応答する場合は、添付ファイルを送信できるかどうかを可能な限り確認してください。 求人広告に対応するビジネス用メールは、本質的にカバーレターである必要があります。 ほとんどの広告には、履歴書を添付するか、履歴書を切り取って貼り付けるかが示されます。 一部の企業は添付ファイルを開かず、添付ファイル付きのメールを削除します。

同様に、添付ファイルが受け入れられる場合、長さが長くないことを確認してください。 150,000を超えるものを送信することは、ほとんどの場合、ビジネスメールのエチケットの重大な違反と見なされます。 ただし、2人で作業しているプロジェクトでは、グラフィックスまたはプロジェクトファイルが必要になる場合があります。 ビジネス関係者がこれらをメールで送信することを希望しているかどうかを単に確認してください。 彼または彼女は、メールの読み込みにかかる時間を短縮するために、カタツムリメールディスクのコピーを好む場合があります。

ビジネスメールのエチケットでは、人への対応に形式を使用することをお勧めします。 一般に、人と会話している場合のように人に話しかけます。 誰かをブラウン氏と呼ぶ場合、ブラウン氏の名前を使用して手紙を始めないでください。 通常、ブラウン氏にファーストネームで電話をかける場合、ビジネス用の電子メールのエチケットでは、あまり正式ではないアドレスを使用できます。

女性の結婚状態に慣れていない場合、ビジネスメールのエチケットでは、Msという用語が提案されます。これに対する例外は、医師へのメールです。 この場合、Dr。

電子メールの内容に関する特定の件名を含めるようにしてください。 これは、「クレイグのリストに掲載されている求人＃1351に返信する」、または「今週会ってオプションについて話し合いましょう」とすることができます。

ビジネス用メールには、クリエイティブな句読点、スマイルマーク、または友人同士のカジュアルなメールで発生する可能性のあるその他の繁栄は必要ありません。 チャットの略語も使用しないでください。 近くにいる2人のビジネスアソシエイトがメールにそれらを含める場合がありますが、一般的には正式な方が優れています。

スペースを節約するために、他の人から送られたすべての資料を引用しないでください。 必要に応じて、短い素材のみを切り取り、貼り付け、引用します。 素材が関係ない場合は、引用された素材を削除してからメッセージに返信してください。 同様に、自分の素材を短く、要点を保つ。

さらに、ビジネスメールのエチケットでは、適切な文法、適切に構成された文、適切なスペルの単語を使用して通信する必要があります。 これらの分野で強くない場合、通信はかなり愚かに見える可能性があり、知的ではないように見えることがあります。 スペルチェックと文章校正を行い、意味を確認するために、声を出してもう一度読み直してください。 それでも文法が問題になる場合は、ビジネスライティングのコースを検討して、書面によるコミュニケーションを改善してください。

最後に、仕事仲間をジョークリストに追加しないでください。 これは、ビジネスメールのエチケットの明らかな違反です。 ジョークを楽しんでいる人と仕事をする場合は、自分のリストに追加するプライベートメールを要求します。 また、チェーンメールを取引先に転送しないでください。 ウイルス警告を受け取った場合は、これを取引先に送信する前に、インターネットのデマ情報サイトを確認してください。 電子メールで送信されるほとんどのウイルス警告はデマであり、不必要なアラームを引き起こしたり、ビジネス向けのメールボックスであるべきスペースを占有したりします。