Co oznacza „poziom wysiłku”?
Poziom wysiłku to wsparcie związane z projektem lub procesem, które nie prowadzą bezpośrednio do pożądanego rezultatu, ale które nadal odgrywają kluczową rolę. Może obejmować szereg zadań i często personel musi regularnie powtarzać te zadania. Wymaga to czasu pracowników i musi być uwzględnione w harmonogramach, a jednocześnie musi uwzględniać potrzebę skoncentrowania pracowników na działaniach o konkretnym i mierzalnym celu. Organy nadzoru mogą określić poziom wysiłku niezbędnego dla danego projektu i mogą podejmować decyzje dotyczące sposobu budżetowania czasu personelu.
W czymś takim jak opracowanie projektu, księgowość, pozyskiwanie materiałów eksploatacyjnych, wykonywanie połączeń telefonicznych i podobne działania są przykładami niezbędnych działań, ale nie przyczyniają się bezpośrednio do ukończenia projektu. Na przykład księgowi uzgadniający rekordy nie pracują bezpośrednio na pomoście, ale ich usługi są niezbędne do pomyślnego zakończenia projektu. Personel pomocniczy, taki jak asystenci administracyjni, często wykonuje wiele takich zadań, gdy są zaangażowani w działania, ale nie realizują projektów ani nie osiągają określonych celów.
Może się to również zdarzyć w produkcji, w której rutynowa konserwacja, naprawy sprzętu itp. Są niezbędne, aby móc kontynuować pracę, ale nie przyczyniają się do pracy. Smarowanie taśmy przenośnika, aby upewnić się, że porusza się płynnie, nie powoduje na przykład wytworzenia kolejnych produktów. Zadania wymagające wysiłku mogą wymagać wykonania poza harmonogramem pracy, aby nie przeszkadzały; Załogi mogą na przykład przyjść wcześniej lub wyjść późno, aby mogły pracować na sprzęcie bez zakłócania produkcji.
Jednym z problemów związanych z tymi zadaniami jest to, że ich wartość może być trudna do zmierzenia. Pracownik może nalegać, aby zadania były konieczne, potencjalnie zjadając z nimi czas, i może być trudno stwierdzić, czy zapewniają one prawdziwe wsparcie, czy po prostu pracują. W przypadku przedsiębiorstw zajmujących się efektywnością pracowników ważne może być opracowanie metod oceny poziomu wysiłku. Może to obejmować przegląd całkowitych godzin pracy związanych z projektem, przeprowadzanie wywiadów z różnymi uczestnikami projektu w celu sprawdzenia, czy otrzymują oni odpowiednie wsparcie, oraz proszenie przełożonych o opracowanie szczegółowej dokumentacji dotyczącej usług wsparcia niezbędnych dla projektu lub procesu produkcyjnego.
Pracownicy mogą uznać zadania administracyjne za nudne i frustrujące. Bez wyraźnego wyniku lub celu mogą czuć, że nie wnoszą nic wartościowego, lub mogą skłaniać się ku skróceniu, ponieważ ich praca nie jest od razu mierzalna. Organy nadzoru muszą zachować czujność, aby móc interweniować w razie potrzeby.