Co to jest Back Office Call Center?

Back office call center to część call center poświęcona różnego rodzaju czynnościom administracyjnym, wspierającym i biurowym niezbędnym do funkcjonowania firmy. Jak każde środowisko back office, ten obszar operacji call center zajmie się takimi kwestiami, jak prowadzenie dokumentacji firmy, zarządzanie zobowiązaniami i należnościami związanymi z operacją, a nawet zarządzanie podstawowymi zadaniami biurowymi, które pomagają promować komunikację między działy i z klientami. Gdy obsługa call center obejmuje przyjmowanie zamówień od klientów, back office call center zwykle będzie również obsługiwać zadania związane z realizacją zamówienia.

Większość funkcji związanych z zapleczem call center jest taka sama, jak w przypadku każdego innego rodzaju działalności biznesowej. Dobry przykład tych funkcji dotyczy procesu księgowego. Ta część biura będzie obejmować dział księgowości, który jest odpowiedzialny za zarządzanie zobowiązaniami i należnościami operacji, w tym tworzenie i wystawianie faktur dla klientów oraz otrzymywanie płatności na rzecz tych klientów. W zależności od rodzaju zaangażowanego call center wysiłki księgowe mogą koncentrować się na przygotowaniu i wysyłaniu faktur do innych firm, które outsourcują określone funkcje do call center, lub współpracować z działem księgowości firmy, która jest właścicielem i prowadzi call center dla własnego cele wewnętrzne.

Nie jest niczym niezwykłym, że biuro obsługi klienta działające wyłącznie na rzecz konkretnej firmy jest również zaangażowane w proces realizacji zamówienia. Tutaj call center otrzymuje zamówienie i przekazuje je do centrum realizacji. Stamtąd produkty są przygotowywane do dostarczenia do klienta, w tym do pakowania przedmiotów i planowania wysyłki za pośrednictwem firmy kurierskiej lub innego rodzaju podmiotu wysyłkowego. Szczegóły są następnie przekazywane do działu księgowości, który może wystawić rachunek za zamówienie plus wysyłkę w odpowiednim czasie.

Dokładny zakres funkcji obsługiwanych przez back office call center będzie zależeć od charakteru prowadzonej działalności, a także od struktury tej firmy. W przeważającej części każdy rodzaj działalności administracyjnej i wspierającej prowadzonej przez centrum będzie uważany za funkcję back office. Gdy którakolwiek z tych funkcji zostanie zakłócona z jakiegokolwiek powodu, może to znacząco wpłynąć na działanie centrum telefonicznego i centrali w biurze obsługi, co powoduje znaczne trudności dla całej operacji.