Vad är ett Call Center Back Office?

Ett callcenter-back office är den del av ett callcenter som ägnas åt olika typer av administrativa, support- och kontoristiska aktiviteter som är avgörande för verksamhetens funktion. Liksom vilken som helst back office-miljö kommer detta område i en callcenter-verksamhet att hantera problem som underhåll av företagsregister, hantering av kundfordringar och kundfordringar som är kopplade till operationen och till och med hantering av grundläggande kontoristiska uppgifter som hjälper till att främja kommunikation mellan avdelningarna och med kunderna. När call center-verksamheten innebär att beställa från kunder, kommer callcenter-back office vanligtvis också att hantera uppgifterna i samband med orderuppfyllelse.

De flesta av de funktioner som är förknippade med ett callcenter-back office är samma som med någon annan typ av affärsverksamhet. Ett bra exempel på dessa funktioner har att göra med redovisningsprocessen. Denna del av ett kontor kommer att innehålla en redovisningsavdelning som har till uppgift att hantera operationens fordringar och fordringar, inklusive skapande och utfärdande av fakturor till kunder och mottagande av betalningar till dessa kunder. Beroende på vilken typ av callcenter som är inblandad kan bokföringsarbetet fokusera på att förbereda och skicka fakturor till andra företag som lägger ut vissa funktioner till callcenter, eller arbetar med redovisningsavdelningen för företaget som äger och driver callcenter för sitt eget interna syften.

Det är inte ovanligt att ett callcenter-back office som endast drivs för att ett specifikt företag ska vara delaktigt i orderuppfyllningsprocessen. Här får callcenter en beställning och vidarebefordrar den till uppfyllande center. Därifrån är produkterna förberedda för leverans till klienten, inklusive förpackning av artiklarna och schemaläggning av leveransen med en budtjänst eller annan typ av leveransenhet. Detaljerna skickas sedan till bokföringsavdelningen, som kan fakturera för beställningen plus frakt på rätt tid.

Det exakta utbudet av funktioner som hanteras av ett callcenter-back office kommer att bero på den berörda verksamhetens art och hur det företaget är strukturerat. För det mesta kommer alla typer av administrations- och supportaktiviteter som utförs av centret att betraktas som en back office-funktion. När någon av dessa funktioner störs av någon anledning kan påverkan på callcenterens mitt- och frontkontorsoperationer påverkas avsevärt, vilket kan orsaka stora svårigheter för operationen som helhet.