Vad är ett callcenter back office?

Ett callcenter back office är den del av ett callcenter som ägnas åt olika typer av administrativa, stöd och kontoristiska aktiviteter som är viktiga för verksamhetens funktion. Liksom alla backkontorsmiljöer kommer detta område i en callcenter -verksamhet att ta itu med frågor som underhåll av företagsregister, hantering av konton betalningar och fordringar som är förknippade med verksamheten och till och med hantering av grundläggande kontoristiska uppgifter som hjälper till att främja kommunikation mellan avdelningarna och med kunder. När callcenter -operationen innebär att ta beställningar från kunder, kommer callcenter back office vanligtvis också att hantera uppgifterna som är förknippade med orderuppfyllelse.

De flesta funktioner som är associerade med ett callcenter -back office är desamma som med någon annan typ av affärsverksamhet. Ett bra exempel på dessa funktioner har att göra med redovisningsprocessen. Denna del av ett kontor kommer att innehålla en redovisningsavdelning som är anklagad förHantera betalningarna och fordringar av operationen, inklusive skapande och utfärdande av fakturor till kunder och mottagandet av betalningar till dessa kunder. Beroende på vilken typ av callcenter som är inblandad kan redovisningsinsatsen fokusera på att förbereda och skicka fakturor till andra företag som lägger ut vissa funktioner till callcenter eller arbetar med redovisningsavdelningen för företaget som äger och driver callcenter för sina egna interna ändamål.

Det är inte ovanligt att ett callcenter -backkontor enbart drivs till förmån för ett specifikt företag att också vara involverade i orderuppfyllningsprocessen. Här får callcenter en beställning och vidarebefordrar den till uppfyllande centrum. Därifrån är produkterna förberedda för leverans till klienten, inklusive förpackningen av artiklarna och schemaläggningen av leveransen med en budtjänst eller annan typ av fraktenhet. Detaljerna vidarebefordras sedan till redovisningsavdelningen, som kan fakturera för beställningen plus frakten i rätt tid.

Det exakta sortimentet av funktioner som hanteras av ett callcenter -backkontor kommer att bero på arten av den involverade verksamheten och hur det företaget är strukturerat. För det mesta kommer alla typer av administrativa och supportaktiviteter som utförs av centret att betraktas som en back office -funktion. När någon av dessa funktioner störs av någon anledning kan effekten på mellersta och front office -verksamheten i callcenter påverkas betydligt, vilket orsakar en hel del svårigheter för operationen som helhet.