O que é um back office de call center?

Um back office de call center é a parte de um call center dedicado a vários tipos de atividades administrativas, de suporte e administrativas que são essenciais para a função do negócio. Como qualquer ambiente de back office, essa área de uma operação de call center abordará questões como a manutenção dos registros da empresa, o gerenciamento de contas a pagar e recebíveis associados à operação e até ao gerenciamento de tarefas clericais básicas que ajudam a promover a comunicação entre os departamentos e com os clientes. Quando a operação do call center envolve receber pedidos dos clientes, o back office do Call Center geralmente também lida com as tarefas associadas ao cumprimento do pedido.

A maioria das funções associadas a um back office de um call center é a mesma que com qualquer outro tipo de operação comercial. Um bom exemplo dessas funções tem a ver com o processo contábil. Esta parte de um escritório incluirá um departamento de contabilidade que é acusado deGerenciando os contáveis ​​e recebíveis da operação, incluindo a criação e a emissão de faturas para os clientes e o recebimento de pagamentos a esses clientes. Dependendo do tipo de call center envolvido, o esforço contábil pode se concentrar na preparação e envio de faturas para outras empresas que terceirizam certas funções para o call center ou trabalham com o departamento de contabilidade da empresa que possui e opera o call center para seus próprios fins internos.

Não é incomum para um back office de call center que seja operado apenas para o benefício de uma empresa específica também estar envolvida no processo de atendimento de pedidos. Aqui, o call center recebe um pedido e o encaminha para o centro de atendimento. A partir daí, os produtos são preparados para entrega ao cliente, incluindo o empacotamento dos itens e a programação da remessa com um serviço de correio ou outro tipo de envioentidade. Os detalhes são encaminhados ao departamento de contabilidade, que pode cobrar o pedido mais o envio em tempo hábil.

A gama exata de funções tratadas por um back office de um call center dependerá da natureza dos negócios envolvidos e de como essa empresa é estruturada. Na maioria das vezes, qualquer tipo de atividade administrativa e de suporte conduzida pelo centro será considerada uma função de back office. Quando qualquer uma dessas funções é interrompida por qualquer motivo, o efeito nas operações do meio e da frente do call center pode ser significativamente afetado, causando muita dificuldade para a operação como um todo.