Co to jest analiza zapasów?

Zapasy są często dużym kosztem dla sprzedawców detalicznych, producentów i innych firm prowadzących działalność opartą na zapasach. Analiza zapasów pozwala zespołowi zarządzającemu firmy odkryć wady systemu i usprawnić operacje. Istnieją różne aspekty tego procesu. Właściciele i kadra kierownicza powinni przejrzeć system ewidencji zapasów, kontrole wewnętrzne i fizyczny przepływ towarów. Analiza zapasów może również wymagać długoterminowego pracownika, który stale przegląda proces zapasów w celu zachowania odpowiednich procedur.

W biznesie występują dwa rodzaje systemów księgowania zapasów: wieczyste i okresowe. Analiza zapasów może pomóc firmie ustalić, której z nich użyć i czy obecny system działa poprawnie. System wieczysty aktualizuje księgę główną firmy dla każdej sprzedaży, zakupu lub korekty pozycji magazynowych. System okresowy aktualizuje konto zapasów tylko na koniec miesiąca. W przypadku obu systemów konieczna jest fizyczna inwentaryzacja, choć w przypadku systemu wieczystego jest to mniej czasu.

Podczas analizy zapasów firma powinna dokonać przeglądu swojego procesu produkcyjnego, aby określić, którego systemu użyć. Procesy pojedynczej partii lub pojedyncze towary wytwarzane pojedynczo często podlegają systemowi wieczystemu. Częste aktualizacje konta zapasowego pomagają śledzić dane finansowe. Firmy produkujące duże zestawy jednorodnych towarów zazwyczaj korzystają z systemu okresowego. Rzadsze aktualizacje działają dobrze, ponieważ rodzaje produkowanych towarów są zwykle takie same.

Kontrole wewnętrzne to środki ochronne stosowane przez firmę w celu ochrony zapasów. Obejmują one ponumerowane zamówienia, bezpieczne fizyczne lokalizacje do przechowywania zapasów oraz systemy bezpieczeństwa lub kamery do oglądania zapasów w firmie. Zatrudnianie pracowników powiązanych i rozdzielanie obowiązków inwentaryzacyjnych między pracownikami to także kontrole wewnętrzne. Analiza zapasów identyfikuje, czy bieżące kontrole wewnętrzne działają poprawnie i jakie kontrole wewnętrzne są konieczne do dalszej ochrony zapasów. Kontrole wewnętrzne często różnią się między firmami, ponieważ stosują te specyficzne dla ich działalności.

Fizyczny przepływ zapasów jest kolejnym aspektem analizy zapasów. Obejmuje to przegląd operacji magazynowych od początku do końca. Praktyki związane z zamawianiem, przyjmowaniem, magazynowaniem i sprzedażą zapasów wymagają przeglądu w celu ustalenia ich skuteczności. Proces ten działa również dobrze w identyfikowaniu problemów kontroli wewnętrznej. Aktualizacje sposobu, w jaki pracownicy wykonują każde zadanie w procesie inwentaryzacji, mogą pomóc firmie zabezpieczyć ten zasób.

Analiza zapasów niekoniecznie musi być rzadkim procesem w przedsiębiorstwie. Firmy powinny często aktywnie sprawdzać i aktualizować procedury inwentaryzacyjne, aby upewnić się, że w praktykach firmy nie występuje oszustwo ani malwersacja. Ustalenie konkretnego harmonogramu analizy zapasów zapewnia również prawidłowe wykonywanie zadań przez pracowników.