Co je analýza zásob?

Inventář je často velkým nákladem pro maloobchodníky, výrobce a další firmy s operacemi založenými na inventáři. Analýza zásob umožňuje manažerskému týmu společnosti odhalit nedostatky v systému a zlepšit provoz. Tento proces má různé aspekty. Vlastníci a vedoucí pracovníci by měli přezkoumat systém evidence zboží, vnitřní kontroly a fyzický tok zboží. Analýza zásob může také vyžadovat dlouhodobého zaměstnance, který průběžně kontroluje proces inventarizace, aby udržel správné postupy.

V podnikání jsou přítomny dva typy systémů evidence zásob: trvalé a periodické. Analýza zásob může společnosti pomoci určit, která z nich použít a zda současný systém funguje správně. Trvalý systém provádí aktualizace hlavní účetní knihy společnosti při každém prodeji, nákupu nebo úpravě položek zásob. Periodický systém aktualizuje účet zásob pouze na konci měsíce. Počet fyzických zásob je nutný pro oba systémy, i když méně pro věčný systém.

Během analýzy zásob by společnost měla přezkoumat svůj výrobní proces a určit, který systém použít. Jednotlivé šarže nebo jednotlivě vyrobené zboží najednou často spadají do trvalého systému. Časté aktualizace účtu inventáře pomáhají sledovat finanční údaje. Společnosti vyrábějící velké sady homogenního zboží obvykle používají periodický systém. Méně časté aktualizace fungují dobře, protože typy vyráběného zboží jsou obvykle stejné.

Interní kontroly jsou ochranná opatření, která společnost zavádí pro ochranu zásob. Patří sem předběžné objednávky, zabezpečená fyzická místa k uložení zásob a bezpečnostní systémy nebo kamery pro sledování zásob v podnikání. Vnitřní kontroly jsou také najímání vázaných zaměstnanců a oddělení povinností mezi zaměstnanci. Analýza zásob identifikuje, zda současné interní kontroly fungují správně a jaké interní kontroly jsou nezbytné pro další ochranu inventáře. Interní kontroly se mezi společnostmi často liší, protože používají ty, které jsou specifické pro jejich provoz.

Fyzický tok zásob je dalším aspektem analýzy zásob. To zahrnuje kontrolu operací inventáře od začátku do konce. Postupy při objednávání, přijímání, skladování a prodeji zásob je třeba přezkoumat, aby bylo možné zjistit, jak dobře fungují. Tento proces také dobře funguje při identifikaci problémů s vnitřní kontrolou. Aktualizace toho, jak zaměstnanci dokončují každou úlohu v procesu inventáře, mohou společnosti pomoci zabezpečit toto dílo.

Analýza zásob by neměla nutně být v podniku jen zřídkakdy. Společnosti by měly aktivně přezkoumávat a aktualizovat postupy inventarizace, aby zajistily, že v praktikách společnosti nedochází k podvodům nebo zpronevěře. Stanovení konkrétního harmonogramu pro analýzu zásob také zajišťuje správné plnění úkolů zaměstnanci.