Co jsou návrhové formuláře?
Ve standardních obchodních operacích se používají tři typy návrhových formulářů: nákup, projekt a prodej. Všechny tyto formuláře plní stejnou základní funkci a poskytují uživatelům strukturovanou metodu pro shromažďování informací potřebných pro rozhodování. Skutečná podoba návrhových formulářů se liší v závislosti na skutečném obchodním procesu uplatňovaném v každé organizaci. Mnoho stacionárních společností poskytuje šablony formulářů, které mohou být skvělým místem pro zahájení diskusí v rámci firmy nebo organizace.
Formulář návrhu na nákup se často používá ve velkých organizacích ke sledování požadavků na nákup, které přesahují určitou hodnotu dolaru nebo jsou součástí určitého druhu komodity. Existují dva podtypy formulářů návrhů na zadávání zakázek: nabídkové projekty a požadavky na vybavení. Podrobné specifikace projektu jsou zahrnuty v žádosti o návrh. V mnoha firmách se formuláře nabídek používají k zajištění stejné struktury pro všechny veřejné zakázky. To je velmi důležité, protože jakékoli informace poskytnuté jedné straně a nikoli jiným poskytují nespravedlivou výhodu.
Formulář žádosti o vybavení se často používá v centralizovaných firmách. Uživatel zařízení nebo vedoucí oddělení vyplní formulář a odešle jej oddělení nákupu. Ve formuláři by uživatel poskytl své kontaktní údaje, podrobnou specifikaci požadované položky, obchodní racionálnost a rozpočet. Většina návrhových formulářů má podpisové rámečky, které zajišťují, že všechny žádosti jsou před odesláním k nákupu řádně zkontrolovány a schváleny.
Mnoho firem v oblasti strojírenství nebo informačních technologií má centralizovanou kancelář pro správu projektů. Formulář návrhu projektu se používá ke správě požadavků uživatelů, k zajištění struktury sběru dat ak zajištění toho, aby všechny žádosti uživatelů dodržovaly stejný pracovní postup schvalování. Všechny projekty musí mít sponzora, oddělení s dopadem nebo obchodní proces. Formuláře návrhu projektu zahrnují dokumentaci obchodní výzvy a požadovaný konečný výsledek projektu. Tam, kde je to možné, se očekává, že zaměstnanci poskytnou odhadované náklady na projekt, časovou linii a úspory v účinnosti nebo tvrdé dolary.
Formuláře prodejních návrhů používají obchodní a obchodní prodejní pracovníci během nabídkového řízení. Součástí formuláře návrhu prodeje je popis produktu, náklady, náklady na instalaci nebo servis a časová osa dodávky. Údaje uvedené v návrhu prodeje tvoří základ hodnocení ze strany zákazníka. Musí být zahrnuty všechny relevantní informace, aby klient mohl porovnat podrobnosti prodejní nabídky s ostatními návrhy, které obdržel.