Vad är förslagsformulär?
Det finns tre typer av förslagsformulär som används i standardföretag: inköp, projekt och försäljning. Alla dessa former utför samma grundläggande funktion, vilket ger användarna en strukturerad metod för att samla in den information som krävs för beslutsfattande. Den faktiska utformningen av förslagsformerna varierar baserat på den faktiska affärsprocess som följs i varje organisation. Många stationära företag erbjuder formmallar som kan vara ett bra ställe att starta diskussioner inom företaget eller organisationen.
En form för inköpsförslag används ofta i stora organisationer för att spåra köpbegäranden som överskrider ett specifikt dollarvärde eller är en del av en viss varutyp. Det finns två undertyper av formulär för upphandlingsförslag: anbudsprojekt och begäran om utrustning. De detaljerade specifikationerna för projektet ingår i begäran om förslag. I många företag används förslagsformulär för att ge samma struktur för alla anbudsprojekt. Detta är mycket viktigt, eftersom all information som tillhandahålls till en part och inte andra ger en orättvis fördel.
Ett förslagsformulär för utrustningsbegäran används ofta i centraliserade företag. Utrustningsanvändaren eller avdelningsledaren fyller i formuläret och skickar det till inköpsavdelningen. På formuläret skulle användaren tillhandahålla sin kontaktinformation, den detaljerade specifikationen av det objekt som krävs, affärsrationaliteten och budgeten. De flesta förslagsformulär har signaturrutor för att säkerställa att alla förfrågningar granskas och godkänns innan de skickas till köp.
Många verkstads- eller informationsteknikföretag har ett centraliserat projektledningskontor. Ett projektförslag formulär används för att hantera förfrågningar från användare, tillhandahålla struktur för datainsamlingen och se till att alla användarförfrågningar har följt samma godkännande arbetsflöde. Alla projekt måste ha en sponsor, påverkad avdelning eller affärsprocess. Projektförslagets formulär inkluderar dokumentation av affärsutmaningen och det önskade slutresultatet av projektet. När det är möjligt förväntas personal ge en uppskattad projektkostnad, tidslinje och besparingar i effektivitet eller hårda dollar.
Former för försäljningsförslag används av företag för försäljningspersonal under budgivningsprocessen. Inkluderat i ett formulär med försäljningsförslag är produktbeskrivningen, kostnaden, installationen eller servicekostnaderna och tidslinjen för leverans. Detaljerna i försäljningsförslaget utgör grunden för utvärderingen av kunden. All relevant information måste ingå, så att klienten kan jämföra detaljhandelserbjudandet med de andra förslagen som han eller hon har fått.