Qu'est-ce que l'analyse d'inventaire?
Les stocks représentent souvent une dépense importante pour les détaillants, les fabricants et les autres entreprises ayant des activités basées sur les stocks. L'analyse des stocks permet à l'équipe de direction d'une entreprise de découvrir les failles du système et d'améliorer les opérations. Différents aspects de ce processus existent. Les propriétaires et les dirigeants doivent examiner le système de comptabilité des stocks, les contrôles internes et le flux physique des marchandises. L'analyse des stocks peut également nécessiter un employé à long terme qui examine en permanence le processus d'inventaire afin de maintenir les procédures appropriées.
Deux types de systèmes de comptabilité des stocks sont présents dans les entreprises: perpétuel et périodique. Une analyse des stocks peut aider une entreprise à déterminer laquelle utiliser et si le système actuel fonctionne correctement. Le système perpétuel met à jour le grand livre général de l'entreprise pour chaque vente, achat ou ajustement des articles en stock. Le système périodique met à jour le compte d'inventaire uniquement à la fin du mois. Un décompte physique des stocks est nécessaire pour les deux systèmes, bien que moins de fois pour le système perpétuel.
Lors de l’analyse des stocks, une entreprise doit revoir son processus de production pour déterminer le système à utiliser. Les processus en lot unique ou les produits individuels produits un par un relèvent souvent du système perpétuel. Les mises à jour fréquentes du compte d'inventaire permettent de suivre les données financières. Les entreprises produisant de grands ensembles de biens homogènes utilisent généralement le système périodique. Des mises à jour moins fréquentes fonctionnent bien car les types de biens produits sont généralement les mêmes.
Les contrôles internes sont les mesures de protection mises en place par une entreprise pour protéger ses stocks. Il s'agit notamment des bons de commande pré-numérotés, des emplacements physiques sécurisés pour stocker les stocks et des systèmes de sécurité ou des caméras pour surveiller les stocks dans l'entreprise. L'embauche d'employés cautionnés et la séparation des tâches d'inventaire entre les employés constituent également des contrôles internes. L'analyse des stocks détermine si les contrôles internes actuels fonctionnent correctement et quels contrôles internes sont nécessaires pour protéger davantage les stocks. Les contrôles internes diffèrent souvent d’une entreprise à l’autre, car ils utilisent des contrôles spécifiques à leurs opérations.
Le flux physique des stocks est un autre aspect de l'analyse des stocks. Cela implique de passer en revue les opérations d'inventaire du début à la fin. Les pratiques d'inventaire en matière de commande, de réception, de stockage et de vente doivent toutes être revues afin de déterminer leur efficacité. Ce processus fonctionne également bien pour identifier les problèmes de contrôle interne. La mise à jour de la manière dont les employés effectuent chaque tâche du processus d'inventaire peut aider une entreprise à sécuriser cet actif.
L'analyse des stocks ne doit pas nécessairement être un processus peu fréquent dans une entreprise. Les entreprises doivent souvent examiner et mettre à jour activement leurs procédures d'inventaire afin de s'assurer qu'aucune fraude ou détournement de fonds n'existe dans leurs pratiques. Définir un calendrier spécifique pour l’analyse des stocks permet également aux employés de s’acquitter correctement des tâches.