Was ist eine Bestandsanalyse?
Die Lagerhaltung ist für Einzelhändler, Hersteller und andere Unternehmen mit Lagerhaltung oft ein großer Aufwand. Die Bestandsanalyse ermöglicht es dem Management eines Unternehmens, Fehler im System zu entdecken und die Abläufe zu verbessern. Für diesen Prozess gibt es verschiedene Aspekte. Eigentümer und Führungskräfte sollten das Bestandsbuchhaltungssystem, die internen Kontrollen und den physischen Warenfluss überprüfen. Für die Inventaranalyse ist möglicherweise auch ein langfristiger Mitarbeiter erforderlich, der den Inventarisierungsprozess ständig überprüft, um die ordnungsgemäßen Verfahren aufrechtzuerhalten.
In der Geschäftswelt gibt es zwei Arten von Inventarabrechnungssystemen: Perpetual und Periodic. Mithilfe einer Bestandsanalyse kann ein Unternehmen ermitteln, welches System verwendet werden soll und ob das aktuelle System ordnungsgemäß funktioniert oder nicht. Das ewige System aktualisiert das Hauptbuch des Unternehmens bei jedem Verkauf, Kauf oder jeder Anpassung von Inventargegenständen. Das periodische System aktualisiert das Bestandskonto nur zum Monatsende. Für beide Systeme ist eine Inventurzählung erforderlich, für das ewige System jedoch weniger.
Während der Bestandsanalyse sollte ein Unternehmen seinen Produktionsprozess überprüfen, um festzustellen, welches System verwendet werden soll. Einzelne Chargenprozesse oder einzelne nacheinander hergestellte Waren fallen häufig unter das ewige System. Häufige Aktualisierungen des Bestandskontos helfen bei der Verfolgung von Finanzdaten. Unternehmen, die große Mengen homogener Waren herstellen, verwenden in der Regel das Periodensystem. Weniger häufige Aktualisierungen funktionieren gut, da die produzierten Warentypen in der Regel gleich sind.
Interne Kontrollen sind die Schutzmaßnahmen, die ein Unternehmen zum Schutz der Lagerbestände ergreift. Dazu gehören vornummerierte Bestellungen, sichere physische Standorte zum Speichern von Inventar sowie Sicherheitssysteme oder Kameras zum Überwachen des Inventars im Unternehmen. Die Einstellung gebundener Mitarbeiter und die Aufteilung der Lagerbestände zwischen den Mitarbeitern sind ebenfalls interne Kontrollen. Die Bestandsanalyse ermittelt, ob die aktuellen internen Kontrollen ordnungsgemäß funktionieren und welche internen Kontrollen zum weiteren Schutz des Bestands erforderlich sind. Interne Kontrollen unterscheiden sich häufig von Unternehmen, da sie betriebsspezifische Kontrollen verwenden.
Der physische Bestandsfluss ist ein weiterer Aspekt der Bestandsanalyse. Dies beinhaltet die Überprüfung der Inventarvorgänge von Anfang bis Ende. Das Bestellen, Empfangen, Lagern und Verkaufen von Warenbeständen erfordert eine Überprüfung, um festzustellen, wie gut sie funktionieren. Dieser Prozess funktioniert auch gut beim Erkennen von internen Kontrollproblemen. Aktualisierungen, wie Mitarbeiter die einzelnen Aufgaben im Inventarisierungsprozess ausführen, können einem Unternehmen dabei helfen, dieses Asset zu sichern.
Die Bestandsanalyse sollte in einem Unternehmen nicht unbedingt ein seltener Vorgang sein. Unternehmen sollten die Inventarisierungsverfahren häufig aktiv überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass in den Unternehmenspraktiken kein Betrug oder keine Veruntreuung vorliegt. Das Festlegen eines bestimmten Zeitplans für die Bestandsanalyse stellt auch sicher, dass die Mitarbeiter die Aufgaben ordnungsgemäß ausführen.