Co to jest outsourcing zakupów?

Outsourcing zamówień to ogólny termin używany do opisania sytuacji, w której firma lub organizacja kupuje usługi zaopatrzenia od firmy zewnętrznej. Outsourcing jest od dawna modelem biznesowym, ale zyskał rozgłos w połowie lat 90., gdy duże firmy zaczęły redukować dobrze płatne pozycje na rzecz outsourcingu funkcji administracyjnych do firm z innych krajów. Podstawowym celem outsourcingu jest poprawa wydajności i zmniejszenie ogólnych kosztów administracyjnych.

Termin „zamówienie” jest używany do opisania szerokiego zakresu działań, przede wszystkim skupionych na zakupie towarów i usług od innych dostawców. Stosowane metody i procesy różnią się nieznacznie w zależności od branży, ale w większości są dość ogólne. Wiele firm stosuje stopniowe podejście do outsourcingu, umożliwiając firmie zaopatrzeniowej wykonanie wszystkich transakcji poniżej określonego progu bez zgody klienta. Wszelkie negocjacje lub umowy dotyczące wartości przekraczającej określoną wartość dolara mogą być realizowane przez klienta, w razie potrzeby z pomocą i poradą specjalistów ds. Zamówień.

Poszukując firmy outsourcingowej zajmującej się zamówieniami, proces przeglądu powinien obejmować trzy obszary: metodę płatności, dokładne świadczone usługi oraz mierniki do oceny wydajności. Firmy, które outsourcują zamówienia do firm zlokalizowanych za granicą, muszą dokonać przeglądu prawnych zobowiązań umownych, godzin pracy oraz wkładu lub dostępu kierownictwa. Wyboru firmy usługowej należy dokonać w drodze otwartego przetargu. Jakość odpowiedzi na zapytania ofertowe może być bardzo odkrywcza, ponieważ ten rodzaj pracy jest podstawową funkcją firmy świadczącej usługi zaopatrzenia.

Istnieją dwie różne metody płatności powszechnie stosowane w outsourcingu zamówień: procent zakupów lub zryczałtowana stawka za zamówienie. Procent zakupów stanowi zryczałtowany procent fakturowany na podstawie całkowitych wydatków przetworzonych przez firmę usługową. Faktura jest zazwyczaj przesyłana co miesiąc, wskazując wartość w dolarach wszystkich przetworzonych zamówień, całkowitą kwotę uzyskanych oszczędności i należność za wykonane usługi. Stawka ryczałtowa oparta jest na samej liczbie transakcji. Obydwie metody mogą być modyfikowane w celu zawyżenia wartości faktur i muszą być starannie zarządzane.

Lista usług, które będzie świadczyć firma usługowa, powinna być jasno zdefiniowana. Warunki płatności, wymagania sprawozdawcze, procedury eskalacji i poziom usług są ważne w tego rodzaju umowach. Upewnij się, że są uwzględnione w umowie na bardzo szczegółowym poziomie. Wskaźniki, które firma dostarczy, powinny być powiązane z zakontraktowanymi usługami. Wartości te służą do ustalenia, czy firma outsourcingowa ds. Zamówień spełnia warunki umowy i poziomu usług.