Jaka jest specyfikacja osoby?
Kiedy firmy i organizacje zatrudniają pracowników, wiele razy tworzą podsumowanie idealnego rodzaju osoby, która najlepiej może zająć stanowisko. W tym podsumowaniu znajduje się lista umiejętności niezbędnych do skutecznego wykonywania obowiązków, na które składa się praca. Większość firm określa ten typ podsumowania jako specyfikację osoby. Stworzenie szczegółowej specyfikacji osoby zapewnia pracodawcom korzyści, ale ma również wady. Istnieją pewne wytyczne, których należy przestrzegać, aby stworzyć skuteczną specyfikację osoby.
W ramach specyfikacji osoby znajduje się szczegółowa lista, która zwykle obejmuje wszystkie wymagane umiejętności, wykształcenie i doświadczenie, które osoba musi posiadać, aby skutecznie spełniać swoje stanowisko. Większość specyfikacji zawiera tytuł stanowiska pracy i poziom, na jakim należy on do firmy. Podana jest także lokalizacja zadania i pracownika wyższego poziomu, któremu nowy pracownik będzie podlegał. Ponieważ wszystkie stanowiska pracy są tworzone z myślą o celu, wymienione są cele, które pracownik musi osiągnąć, a także obowiązki do wykonania.
Chociaż specyfikacja osoby różni się od opisu stanowiska, nadal jest bardzo korzystna dla pracodawców. Specyfikacje osób nie są postrzegane przez kandydatów, tylko przez zatrudnienie personelu, co odróżnia ich od opisów stanowisk. Po tym, jak pracodawca utworzy ten typ specyfikacji, będzie w stanie łatwo zidentyfikować, którzy kandydaci do pracy mogą potencjalnie najlepiej spełnić odpowiednie stanowisko, a także ci kandydaci, którzy nie są idealni. Dzięki temu firma może ukończyć proces rekrutacji w możliwie najbardziej wydajny sposób.
Chociaż specyfikacja osoby może znacznie uprościć proces zatrudniania firmy, ma ona jednak swoje wady. Jeśli nie zostanie skutecznie utworzony, ten typ specyfikacji może znieść konsekwencje prawne z wielu powodów. Terminologia wymieniona w specyfikacjach osób nigdy nie może ujawniać uprzedzeń, które nie mają zastosowania do stanowiska pracy. Może to spowodować, że specyfikacje zostaną uznane za dyskryminujące.
Za każdym razem, gdy pracodawca tworzy specyfikacje osoby dla stanowisk pracy, powinien on przestrzegać kilku wytycznych. Pracodawca nigdy nie powinien uwzględniać żadnych wymagań ani specyfikacji, które nie mają zastosowania do zajmowanego stanowiska. Każde kryterium, które można bezstronnie lub neutralnie ocenić, również nie powinno być nigdy uwzględnione. Aby zatrudnić najbardziej odpowiednią osobę, należy unikać zawyżania obowiązków i wymagań. Pracodawca powinien również podać powody, dla których uwzględniono każde wymaganie. Specyfikację osoby należy również okresowo aktualizować i przeglądać, aby zapewnić jej ważność.