Vad är personens specifikation?

När företag och organisationer anställer anställda, många gånger, skapar de en sammanfattning av den ideala typen av person som bäst kan uppfylla en jobb. I denna sammanfattning finns en lista över nödvändiga färdigheter som krävs för att effektivt utföra de uppgifter som jobbet består av. De flesta företag hänvisar till denna typ av sammanfattning som en person specifikation. Att skapa en detaljerad personspecifikation ger fördelar för arbetsgivarna, men det har också nackdelar. Det finns vissa riktlinjer att följa för att skapa en effektiv personspecifikation.

Inom en personspecifikation finns en detaljerad lista som vanligtvis innebär alla nödvändiga färdigheter, utbildning och erfarenhet som en person måste ha för att effektivt kunna fullgöra en jobb. De flesta specifikationer inkluderar titeln på en arbetsplats och på vilken nivå den faller inom företaget. Platsen för jobbet och den högre anställda till vilken den nya anställden kommer att rapportera listas också. Eftersom alla arbetstillfällen skapas med ett syfte i åtanke listas de mål som den anställda måste uppnå, liksom de uppgifter som ska slutföras.

Även om en persons specifikation skiljer sig från en arbetsbeskrivning, är det fortfarande mycket fördelaktigt för arbetsgivarna. Personens specifikationer ses inte av sökande, bara av att anställa personal, vilket är det som gör dem annorlunda från arbetsbeskrivningar. När en arbetsgivare har skapat denna typ av specifikation kan han eller hon enkelt identifiera vilka arbetssökande som har potential att bäst uppfylla motsvarande jobb, såväl som de kandidater som inte är idealiska. Detta gör det möjligt för ett företag att slutföra sina anställningsprocesser på ett så tidseffektivt sätt som möjligt.

Även om en personspecifikation kan göra anställningsprocessen för ett företag mycket enklare har det fortfarande sina nackdelar. Om den inte skapas effektivt kan denna typ av specifikationer uthärda juridiska konsekvenser av flera skäl. Terminologin som anges i personens specifikationer kan aldrig avslöja fördomar som inte är tillämpliga på jobbet. Om detta görs kan specifikationerna anses vara diskriminerande.

Varje gång en arbetsgivare skapar personspecifikationer för arbetstillfällen bör han eller hon följa flera riktlinjer. Arbetsgivaren ska aldrig inkludera några krav eller specifikationer som inte är tillämpliga på den anställningsposition som fylls. Alla kriterier som kan bedömas opartiskt eller neutralt bör inte heller inkluderas. För att anställa en så pass passande person som möjligt, bör överdrivna jobbuppgifter och krav undvikas. En arbetsgivare bör också ange skälen till varför varje krav ingår. En personspecifikation bör också uppdateras och ses över med jämna mellanrum för att säkerställa dess giltighet.