Jak wybrać najlepszy e-mailowy trening etykiety?
Etykieta e-mail, która jest podkategorią netykiety ogólnej, to umiejętność, której bardzo niewiele osób formalnie się uczy. Większość osób korzystających z wiadomości e-mail określa, co należy wysłać w wiadomości e-mail na podstawie kontekstu i odbiorcy. Mimo to niektóre osoby potrzebują dodatkowego szkolenia w zakresie etykiety e-mail w ramach pracy lub w celu poprawy osobistej. Takie szkolenie najlepiej jest otrzymać albo za pośrednictwem firmy, która określa, że określony rodzaj etykiety musi być używany lub online za darmo. Nie trzeba wydawać pieniędzy na e-mailowe szkolenie w zakresie etykiety na własny użytek, ponieważ jest ono bardzo proste i łatwo dostępne online.
Istnieje jedna zasada jednocząca, która ma zastosowanie do wszystkich interakcji online, które mogą być wykorzystane do ogromnego uproszczenia szkolenia etykiety e-mailowej. Zasada ta polega na tym, że interakcje online są dokładnie jak interakcje w świecie rzeczywistym i powinny być traktowane jako takie. Internet nie jest szczególnym miejscem, w którym nie obowiązują reguły społeczne. W praktyce oznacza to, że e-maile służbowe powinny być pisane jak listy biznesowe, a interakcje między przyjaciółmi mogą być konwersacyjne lub przypominać notatki. Zasadniczo każdy, kto rozumie etykietę biznesową, zrozumie etykietę e-mailową, dlatego o wiele lepiej jest wybrać najlepsze ogólne szkolenie z etykiety biznesowej niż tylko e-mailowe szkolenie.
Jeśli szkolenie w zakresie etykiety e-mail jest nadal konieczne, najlepszym rozwiązaniem jest wybranie szkolenia obejmującego wszystkie aspekty interakcji e-mail. Dotyczy to zarówno treści wiadomości, jak i formatu. Może również zawierać nieco sporne reguły, takie jak to, czy właściwe jest wysyłanie załączników e-mail bez zgody odbiorcy. Trening etykiety e-mailowej nie jest sformalizowaną dyscypliną, ponieważ etykieta stołu jest w pełni regulowana. Różne osoby w tej samej społeczności biznesowej mają różne opinie na temat tego, co należy wysłać w wiadomości e-mail.
W przypadku firm, które starają się regulować rodzaj wiadomości e-mail wysyłanych przez pracowników, rozsądnie jest utworzyć broszurę lub inny dokument, który można wykorzystać do poinformowania pracowników o tych zasadach. Zrozumiałe jest, że firma może życzyć wszystkim pracownikom adresowania e-maili biznesowych w określony sposób lub umieszczania określonych informacji w wiadomości e-mail. Ten rodzaj etykiety nie jest zdrowy i firma jest odpowiedzialna za informowanie pracowników o oczekiwaniach wykraczających poza podstawową etykietę e-mail.
Należy pamiętać, że trening etykiety e-mailowej powinien być zawsze bezpłatny. Nie ma nic, czego mógłby nauczyć kurs etykiety e-mailowej, o którym jeszcze nie dyskutowano i udokumentowano online. Ponadto nie ma powodu, aby osobiście uczestniczyć w kursie etykiety e-mail, chyba że nie rozumie się, jak korzystać z komputera. Większość zasad dotyczących interakcji e-mailowych jest bardzo łatwa do wdrożenia w komunikacji online, dlatego tego rodzaju etykiety można nauczyć się w domu.