Jakie są różne rodzaje zadań asystenta administracyjnego?
Asystenci administracyjni wykonują szeroki zakres obowiązków sekretarskich, aby ułatwić przepływ organizacji i produktywności w środowisku zawodowym lub biznesowym, zwykle w biurze. Jednak większość stanowisk asystentów administracyjnych wymaga umiejętności i poziomu profesjonalizmu wykraczającego daleko poza typową rolę sekretarza. Jak sugeruje tytuł, podstawowe obowiązki asystentów administracyjnych są w dużej mierze związane ze stroną administracyjną firmy lub organizacji w celu wspierania personelu wyższego i wyższego szczebla.
Mimo to większość zadań asystentów administracyjnych wiąże się z pewnym rodzajem zadań o charakterze biurowym, takich jak odbieranie telefonów, ustalanie spotkań, pisanie korespondencji, archiwizacja itp. Mogą być również wymagane do inwentaryzacji i zmiany kolejności materiałów biurowych, prowadzenia dokumentacji księgowej, oraz inne przyziemne obowiązki niezbędne do podstawowego zarządzania biurem. Jednak na ogół oczekuje się, że asystenci administracyjni będą równie biegli w korzystaniu z różnych programów komputerowych i systemów baz danych, a także wykażą się wyjątkowymi umiejętnościami w zakresie komunikacji i zarządzania projektami. W związku z tym wiele zadań asystentów administracyjnych wiąże się z przyjęciem bardziej znaczących obowiązków, takich jak koordynacja targów, prowadzenie prezentacji i tworzenie różnych materiałów marketingowych.
Wiele stanowisk asystentów administracyjnych wymaga wiedzy i umiejętności odpowiednich dla specjalistycznej dziedziny. Na przykład niektórzy asystenci administracyjni pełnią podwójną funkcję jako sekretarze wykonawczy, sekretarze medyczni lub asystenci prawni. Podstawowe obowiązki sprawnego prowadzenia biura pozostają takie same, ale stanowiska te obejmują również umiejętności specyficzne dla branży, takie jak analiza danych, rejestrowanie historii pacjentów lub sporządzanie dokumentów prawnych. Dodatkowe stanowiska asystenta administracyjnego wymagające specjalizacji istnieją na rynku nieruchomości, ubezpieczeń, badań i rozwoju, administracji, edukacji i wielu innych rynkach.
Ogólnie rzecz biorąc, nie ma standardowego poziomu szkolenia lub wykształcenia poza dyplomem szkoły średniej, który jest wymagany, aby zostać asystentem administracyjnym. W rzeczywistości wiele osób przygotowuje się do tej roli, wytrwale szkoląc się w miejscu pracy w różnych typach biur i podnosząc szeregi przez pewien czas. Dostępne są jednak profesjonalne certyfikaty dla asystentów administracyjnych, przynajmniej w USA. Na przykład Międzynarodowe Stowarzyszenie Specjalistów Administracyjnych oferuje oznaczenie Certyfikowanego Specjalisty Administracyjnego (CAP). Inne organizacje zapewniają szkolenia i certyfikaty odpowiednie dla niektórych zawodów, takie jak certyfikaty akredytowanego sekretarza prawnego (ALS) i zawodowego sekretarza prawnego (PLS) oferowane przez Krajowe Stowarzyszenie Sekretarzy Prawnych.