Jaké jsou různé typy úloh administrativního asistenta?
Administrativní pomocníci vykonávají širokou škálu sekretářských povinností, aby usnadnili tok organizace a produktivity v profesionálním nebo obchodně orientovaném prostředí, obvykle v kancelářském prostředí. Většina pracovních míst pro administrativní pomocníky však vyžaduje dovednosti a úroveň profesionality, které přesahují rámec typické role sekretářů. Jak název napovídá, primární povinnosti administrativních asistentů se do značné míry vztahují k administrativní stránce společnosti nebo organizace s cílem pomáhat zaměstnancům na vyšší a výkonné úrovni.
Většina pracovních míst pro administrativní pomocníky přesto zahrnuje určitý stupeň úkolů, které jsou administrativní povahy, jako je odpovídání na telefony, nastavení schůzek, psaní korespondence, podání atd. Mohou být také vyžadovány k inventarizaci a přeskupení kancelářských potřeb, vedení účetních záznamů, a další světské práce potřebné pro základní správu kanceláře. Od administrativních asistentů se však obecně očekává, že budou stejně zdatní při používání různých počítačových programů a databázových systémů, jakož i při prokazování výjimečných komunikačních a projektových dovedností. V tomto ohledu mnoho pracovních míst pro administrativní pomocníky zahrnuje převzetí odpovědnosti s větším důsledkem, jako je koordinace obchodních výstav, vedení prezentací a vytváření různých marketingových materiálů pro zajištění.
Mnoho pracovních míst pro administrativní pomocníky vyžaduje znalosti a dovednosti související se specializovanou oblastí. Například někteří administrativní asistenti vykonávají dvojí povinnost jako výkonní tajemníci, lékařští tajemníci nebo právní asistenti. Základní povinnosti plynoucí z hladkého fungování kanceláře zůstávají stejné, ale tyto pozice zahrnují i dovednosti specifické pro dané odvětví, jako je analýza dat, zaznamenávání historie pacientů nebo vypracování právních dokumentů. Další pracovní místa pro administrativní pomocníky, která vyžadují specializaci, existují v oblasti nemovitostí, pojištění, výzkumu a vývoje, státní správy, vzdělávání a mnoha dalších trzích.
Obecně lze říci, že neexistuje žádná standardní úroveň vzdělávání nebo vzdělání nad středoškolským diplomem, který se vyžaduje, aby se stal administrativním asistentem. Ve skutečnosti se mnoho lidí na tuto roli připravuje vytrvalým školením na pracovišti v různých typech kanceláří a zpracováním řad po určitou dobu. Existují však profesionální certifikace pro pracovní místa administrativních asistentů, alespoň v USA. Například Mezinárodní asociace administrativních profesionálů nabízí označení Certified Administrative Professional (CAP). Jiné organizace poskytují školení a certifikaci týkající se určitých profesí, jako jsou certifikace akreditovaného právního tajemníka (ALS) a profesního právního tajemníka (PLS) nabízené Národní asociací právních tajemníků.