Co robi inspektor kolekcji?
Kierownik ds. Windykacji zarządza działaniami personelu kolekcjonerów, księgowych, księgowych i przedstawicieli obsługi klienta oraz kieruje nimi, a jednocześnie nadzoruje działania związane z windykacją i obsługą klienta. Zapewnia zgodność kolekcjonerów z etyką branżową i wytycznymi rządowymi. Wydajność personelu jest przez niego monitorowana i oceniana, a on szkoli nowych pracowników w zakresie procedur windykacyjnych.
Oprócz nadzorowania personelu działu windykacji, kierownik ds. Windykacji śledzi opinie klientów poprzez przeglądanie przychodzących listów, e-maili i połączeń telefonicznych oraz danych analitycznych gromadzonych przez zewnętrzne agencje raportujące. Identyfikuje błędy lub usterki w procedurach windykacyjnych i zaleca rozwiązania mające na celu zwiększenie windykacji na zaległych rachunkach przy jednoczesnym zapewnieniu zadowolenia i utrzymania klientów. Pracownicy są zachęcani do dostarczania konstruktywnych informacji zwrotnych, aby pomóc mu we wdrażaniu ulepszonych procesów zbierania.
Oprócz śledzenia zbiorów i kierowania swoim personelem, kierownik zbioru jest odpowiedzialny za przygotowanie raportów dla wyższej kadry kierowniczej. Raporty te odzwierciedlają skargi klientów i poziomy zadowolenia, a także zapewniają codzienną, tygodniową lub miesięczną analizę danych dotyczących gromadzenia wraz z celami i prognozowanymi przychodami. Raporty mogą być wymagane w formie arkuszy kalkulacyjnych, narracji lub ich kombinacji. Kierownik windykacji może być zobowiązany do ustnego przedstawienia tych raportów, a także do przedstawienia wydruków różnym kierownikom działów i kluczowym pracownikom działu należności.
Gdy konto przedstawia wyzwania, które nie mogą być odpowiednio rozwiązane przez personel windykacyjny, interweniuje nadzorca windykacyjny. Może on bezpośrednio wchodzić w interakcje i negocjować z klientem lub po prostu przejrzeć aktywność na koncie i ustalić, czy kwalifikuje się ona do planu płatności, czy też będzie lepiej zrealizowana jako odpis nieściągalnego długu. Jeśli w grę wchodzi niezwykle wysoka kwota pieniędzy lub klient ma udokumentowane osiągnięcia w zakresie ożywienia gospodarczego, organ nadzorujący windykację może poprosić o pomoc lub radę wyższego kierownika.
Wymagane są doskonałe umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej, aby być skutecznym nadzorcą zbiórki, ponieważ wyraźne interakcje między pracownikami, klientami i zarządem są niezbędne, aby operacja była opłacalna i pomyślna. Przełożony musi także biegle radzić sobie z różnymi poziomami zarządzania i personelem w celu identyfikowania i rozwiązywania konfliktów. Konieczna może być również komunikacja z agencjami zewnętrznymi w celu zidentyfikowania szczególnych problemów lub okoliczności.
Oprócz dobrze rozwiniętych umiejętności ludzi, osoba nadzorująca zbiórkę musi mieć wiedzę na temat podstawowych programów komputerowych. Może być również wymagane nauczenie się oprogramowania księgowego lub windykacyjnego specyficznego dla firmy lub branży.