Was macht ein Sammlungsbetreuer?
Ein Inkassobeauftragter verwaltet und leitet die Aktivitäten eines Personals aus Sammlern, Buchhaltern, Buchhaltern und Kundendienstmitarbeitern und überwacht gleichzeitig die Inkasso- und Kundendienstaktivitäten. Er stellt sicher, dass die Sammler die Richtlinien der Branche und der Regierung einhalten. Die Leistung des Personals wird von ihm überwacht und bewertet, und er schult neue Mitarbeiter in Inkassoverfahren.
Neben der Überwachung des Personals der Abholungsabteilung verfolgt der Abholungsleiter das Kundenfeedback anhand der Überprüfung der eingehenden Briefe, E-Mails und Telefonanrufe sowie der von externen Berichtsagenturen gesammelten Analysedaten. Er identifiziert Fehler oder Pannen in den Inkassoverfahren und empfiehlt Lösungen, um die Inkassobelastung auf überfälligen Konten zu erhöhen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit und -bindung sicherzustellen. Die Mitarbeiter werden ermutigt, konstruktives Feedback zu geben, um ihn bei der Umsetzung verbesserter Inkassoprozesse zu unterstützen.
Neben der Verfolgung der Sammlungen und der Leitung seiner Mitarbeiter ist der Sammlungsleiter für die Erstellung von Berichten für das obere Management verantwortlich. Diese Berichte spiegeln Kundenbeschwerden und Zufriedenheitsniveaus wider und bieten eine tägliche, wöchentliche oder monatliche Analyse der Erfassungsdaten sowie der Ziele und geplanten Einnahmen. Die Berichte können in Form von Tabellenkalkulationen, Erzählungen oder einer Kombination aus beiden angefordert werden. Es kann erforderlich sein, dass der Inkassobeauftragte diese Berichte mündlich vorlegt sowie verschiedenen Abteilungsleitern und dem Debitorenpersonal des Großkundengeschäfts Papierkopien vorlegt.
Wenn ein Konto Herausforderungen aufweist, die vom Inkassopersonal nicht angemessen angegangen werden können, greift der Inkassoleiter ein. Er kann direkt mit dem Kunden interagieren und verhandeln oder einfach die Kontoaktivität überprüfen und feststellen, ob sie für einen Zahlungsplan geeignet ist oder besser als Forderungsausfall eingestuft wird. Steht ein ungewöhnlich hoher Geldbetrag auf dem Spiel oder weist der Kunde nachweislich einen wirtschaftlichen Aufschwung auf, kann der Inkassobeauftragte die Unterstützung oder den Rat eines leitenden Managers einholen.
Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind erforderlich, um ein effektiver Abholungsleiter zu sein, da ein klares Zusammenspiel zwischen Mitarbeitern, Kunden und Management für eine rentable und erfolgreiche Operation unabdingbar ist. Der Vorgesetzte muss auch in der Lage sein, mit verschiedenen Management- und Personalebenen umzugehen, um Konflikte zu identifizieren und zu lösen. Die Kommunikation mit externen Agenturen kann auch erforderlich sein, um spezielle Probleme oder Umstände zu identifizieren.
Zusammen mit gut entwickelten Fähigkeiten der Mitarbeiter muss ein Sammlungsleiter Kenntnisse über grundlegende Computer-Software-Programme haben. Möglicherweise muss er auch Buchhaltungs- oder Inkassosoftware lernen, die für das Unternehmen oder die Branche spezifisch ist.