Co robi wirtualny asystent wykonawczy?
Wirtualny asystent wykonawczy to pracownik zewnętrzny, zazwyczaj niezależny, pracownik administracyjny. Wykonuje te same obowiązki i zadania, co tradycyjny asystent administracyjny na poziomie wykonawczym, z jednym poważnym zastrzeżeniem. Wirtualni asystenci, w tym asystenci obsługujący klientów wykonawczych, zarządzają wszelkimi zadaniami administracyjnymi lub sekretarskimi, które nie wymagają fizycznej obecności. W przeciwieństwie do tradycyjnych asystentów wykonawczych, wirtualny asystent wykonawczy pracuje ze zdalnej lokalizacji jako niezależny wykonawca dla kilku członków kierownictwa i właścicieli małych firm jednocześnie.
Kluczowe różnice między tradycyjnym asystentem wykonawczym a wirtualnym asystentem wykonawczym to lokalizacja i relacje robocze między dyrektorem wykonawczym a asystentem. Wraz z pojawieniem się nowoczesnej technologii, w tym poczty e-mail, oprogramowania zwiększającego produktywność i możliwości wirtualnych spotkań, lokalizacja geograficzna nie jest już barierą. Asystenci mogą przebywać mile, nawet kontynenty z dala od kierownictwa, którego reprezentują. Ponadto, zamiast relacji pracownik-pracodawca między wirtualnym asystentem wykonawczym a dyrektorem, relacja dotyczy usługodawcy i klienta.
Według organizacji zawodowych, takich jak Międzynarodowe Stowarzyszenie Specjalistów Administracyjnych (IAAP), istnieją dwa podstawowe rodzaje asystentów administracyjnych. Tradycyjni sekretarki i asystenci administracyjni na poziomie podstawowym zarządzają takimi zadaniami, jak kalendarze i harmonogramy, przygotowywanie drukowanej i ustnej komunikacji, obsługa dokumentów i systemów archiwizacji, organizowanie podróży oraz organizowanie planów spotkań i dokumentów pomocniczych. Dla porównania asystenci wykonawczy zarządzają tymi samymi zadaniami dla kadry kierowniczej i kierowników wyższego szczebla, a także utrzymują wyższe poziomy obowiązków, takie jak podejmowanie drobnych decyzji biznesowych w imieniu kierownictwa. W zależności od konkretnego stanowiska asystenci wykonawczy mogą być również odpowiedzialni za szereg innych zadań, w tym przygotowywanie biuletynów, aktualizowanie informacji o profilu kierowniczym online lub utrzymywanie strony internetowej.
Niewielu wirtualnych asystentów dokonuje takich samych rozróżnień między ogólną pomocą administracyjną a pomocą administracyjną na poziomie wykonawczym, jak w przypadku specjalistów administracyjnych na miejscu. Zamiast tego, jako właściciel małej firmy, wirtualny asystent zawiera umowę z co najmniej dwoma klientami, aby oferować wszelkie usługi wsparcia, których potrzebuje właściciel firmy lub dyrektor wykonawczy. Większość klientów poszukuje asystenta zewnętrznego, który może służyć w dowolnej roli asystenta, w tym jako wirtualny asystent wykonawczy. Specjalistyczne umiejętności, takie jak korzystanie z platform mediów społecznościowych, budowanie złożonych stron internetowych, księgowość i inne umiejętności, są powszechne wśród wirtualnych asystentów.
Każda praktyka wirtualnej pomocy oferuje różne poziomy usług, stawki i typy usług w zależności od określonego rynku docelowego. Skuteczni wirtualni asystenci posiadają nie tylko umiejętności wsparcia administracyjnego. Niezbędna jest wiedza marketingowa, zarządzanie finansami małych firm, możliwość zlecania projektów zarówno asystentowi, jak i klientom, a także solidne zrozumienie mediów społecznościowych i podobnych powstających technologii. Stawki dla wirtualnych asystentów są zazwyczaj oparte na godzinach lub oferowane jako stałe opłaty, podobne do księgowych i prawników.