Co dělá virtuální výkonný asistent?
Virtuální výkonný asistent je externí pracovník, obvykle nezávislý administrativní pracovník. Vykonává stejné povinnosti a úkoly jako tradiční administrativní pracovník na úrovni výkonných orgánů, s jednou hlavní výhradou. Virtuální asistenti, včetně asistentů zajišťujících výkonné klienty, řídí veškeré administrativní a sekretářské úkoly, které nevyžadují fyzickou přítomnost. Na rozdíl od tradičních výkonných asistentů pracuje virtuální výkonný asistent ze vzdáleného místa jako nezávislý dodavatel několika vedoucích pracovníků a majitelů malých podniků současně.
Hlavní rozdíly mezi tradičním výkonným asistentem a virtuálním výkonným asistentem jsou umístění a pracovní vztah mezi výkonným a asistentem. S příchodem moderních technologií, včetně e-mailu, softwaru pro produktivitu a schopností virtuálního setkání, již geografická poloha není překážkou. Asistenti mohou žít kilometry, dokonce i světadíly od vedoucích pracovníků, které zastupují. Kromě vztahu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem mezi virtuálním výkonným asistentem a exekutivou je vztahem také poskytovatel služeb a klient.
Podle profesních organizací, jako je Mezinárodní asociace administrativních profesionálů (IAAP), existují dva primární typy administrativních asistentů. Tradiční sekretářky a administrativní asistenti na základní úrovni řídí takové úkoly, jako jsou kalendáře a rozvrhování, příprava tištěné a slovní komunikace, údržba dokumentů a archivačních systémů, organizování cest a organizace schůzek a podpůrných dokumentů. Ve srovnání s tím výkonní asistenti řídí tytéž úkoly pro vedoucí pracovníky a vedoucí pracovníky na vyšší úrovni a také udržují vyšší úrovně odpovědnosti, jako je přijímání menších obchodních rozhodnutí jménem výkonné moci. V závislosti na konkrétní pozici mohou být výkonní asistenti také odpovědní za celou řadu dalších úkolů, včetně přípravy zpravodajů, aktualizace informací o výkonných profilech online nebo údržby webových stránek.
Jen málo virtuálních asistentů rozlišuje mezi obecnou administrativní pomocí a administrativní pomocí na úrovni výkonných pracovníků, jako je tomu u administrativních pracovníků na místě. Spíše jako vlastník malé firmy virtuální asistent uzavírá smlouvy se dvěma nebo více klienty, aby nabídl jakékoli podpůrné služby, které vlastník firmy nebo výkonný pracovník potřebuje. Většina klientů vyhledává pomocníka mimo pracoviště, který je schopen sloužit v jakékoli asistenční kapacitě, včetně výkonu funkce virtuálního výkonného asistenta. Mezi virtuálními pomocníky jsou běžné specializované dovednosti, jako je používání platforem sociálních médií, vytváření komplexních webových stránek, vedení účetnictví a další dovednosti.
Každá praxe virtuální asistence nabízí různé úrovně služeb, sazby a typy služeb na základě specifikovaného cílového trhu. Úspěšní virtuální asistenti mají více než jen administrativní podporu. Nezbytné jsou marketingové znalosti, řízení financí malých podniků, schopnost externě zadávat projekty jak asistentovi, tak i klientům, jakož i solidní porozumění sociálním médiím a podobným nově se objevujícím technologiím. Sazby pro virtuální pomocníky jsou obvykle založeny na hodinách nebo jsou nabízeny jako držitelé paušálních poplatků, podobně jako účetní a právníci.