Co robi wieczorny recepcjonista?
Praca jako recepcjonistka wieczorem zazwyczaj wiąże się z pracą w niepełnym wymiarze godzin w recepcji biura lub innej firmy. Ze względu na interaktywny charakter tej pracy pomocne jest posiadanie doskonałych umiejętności komunikacyjnych i zachowanie spokoju w stresujących sytuacjach. Ogólnie rzecz biorąc, wystarczy mieć dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny dla tego stanowiska, chociaż dodatkowe wykształcenie może być również pomocne. Podczas gdy rodzaj obiektu, w którym może pracować wieczorna recepcjonistka, może się różnić, jej podstawowe obowiązki są takie same. Obejmują one odbieranie połączeń telefonicznych, odpowiadanie na wiadomości e-mail, przyjmowanie gości, prowadzenie rejestrów i różnorodne obowiązki urzędnicze.
Być może jednym z najbardziej konsekwentnych obowiązków wieczornego recepcjonisty jest odbieranie telefonów od klientów, klientów, dostawców lub innych osób. Przez cały wieczór zwykle odbiera kilka telefonów. W zależności od sytuacji może odpowiedzieć na pytania lub przekazać połączenie odpowiedniej stronie. W niektórych przypadkach może być również odpowiedzialna za planowanie spotkań. W konsekwencji pozycja ta wymaga osoby z odpowiednią etykietą i czystą mową.
W ramach swoich obowiązków zwykle odpowiada również na e-maile; ten aspekt pracy wymaga, aby recepcjonistka wieczorem posiadała przynajmniej umiarkowane umiejętności obsługi komputera. Kolejna ważna część tej pozycji dotyczy powitania gości. Bez względu na rodzaj firmy, w której pracuje wieczorna recepcjonistka, często zdarza się, że często kontaktuje się z wieloma osobami. Jeśli pracuje w gabinecie lekarskim, być może będzie musiała przywitać pacjentów i sprawdzić pacjentów. Podczas pracy w firmie handlowej może być konieczne powitanie klientów lub dostawców i wysłanie ich do odpowiedniego działu, których obowiązki zazwyczaj wymagają przyjaznego i przystępna postawa.
W przypadku wielu obiektów wieczorna recepcjonistka będzie również odpowiedzialna za prowadzenie rejestrów. W przypadku gabinetu lekarskiego może być konieczne zapisanie daty i godziny wizyty każdego lekarza oraz historii medycznej pacjenta. Dane te są często przechowywane w elektronicznej bazie danych i wymagają od osoby znajomości programów komputerowych.
Ponadto stanowisko to może wymagać od osoby wykonywania różnych obowiązków biurowych. Może to obejmować pisanie listów do przełożonego, wysyłanie faksów i dystrybucję poczty w całym biurze. W związku z tym pomocne jest, aby recepcjonistka wieczorem mogła wykonywać wiele zadań jednocześnie.