Was macht ein Abendempfänger?
Die Arbeit als Abendrezeptionistin umfasst in der Regel eine Teilzeitbeschäftigung an der Rezeption eines Büros oder eines anderen Unternehmens. Aufgrund des interaktiven Charakters dieses Jobs ist es hilfreich, dass eine Person über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügt und in Stresssituationen ruhig bleibt. Im Allgemeinen ist es ausreichend, ein Abitur oder ein gleichwertiges Zeugnis für diese Position zu haben, aber auch eine zusätzliche Ausbildung kann hilfreich sein. Während die Art der Einrichtung, für die eine Abendrezeptionistin arbeiten kann, unterschiedlich sein kann, sind ihre wesentlichen beruflichen Pflichten dieselben. Dazu gehören das Annehmen von Anrufen, das Beantworten von E-Mails, das Begrüßen von Gästen, das Verfolgen von Aufzeichnungen und eine Vielzahl von Büroarbeiten.
Eine der konsequentesten Aufgaben eines Abendempfängers ist es, Anrufe von Kunden, Kunden, Verkäufern oder anderen Personen entgegenzunehmen. Im Laufe eines jeden Abends beantwortet sie in der Regel mehrere Anrufe. Je nach Situation kann sie Fragen beantworten oder den Anruf an die entsprechende Partei weiterleiten. In einigen Fällen ist sie möglicherweise auch für die Planung von Terminen verantwortlich. Folglich erfordert diese Position eine Person mit angemessener Etikette und klarer Sprache.
Im Rahmen ihrer Aufgaben wird sie in der Regel auch auf E-Mails antworten. Dieser Aspekt des Jobs erfordert, dass ein Empfangsmitarbeiter am Abend mindestens mäßige Computerkenntnisse besitzt. Ein weiterer wichtiger Teil dieser Position dreht sich um die Begrüßung der Gäste. Unabhängig von der Art des Geschäfts, für das eine Abendrezeptionistin arbeitet, ist es üblich, dass sie häufig mit zahlreichen Personen von Angesicht zu Angesicht in Kontakt tritt. Wenn sie für eine Arztpraxis arbeitet, muss sie möglicherweise Patienten begrüßen und einchecken. Wenn sie für eine Vertriebsgesellschaft arbeitet, muss sie möglicherweise Kunden oder Lieferanten begrüßen und an die entsprechende Abteilung senden zugängliches Auftreten.
In vielen Einrichtungen ist ein Mitarbeiter an der Abendrezeption auch dafür verantwortlich, Aufzeichnungen zu führen. Im Fall einer Arztpraxis muss sie möglicherweise das Datum und die Uhrzeit jedes Arztbesuchs sowie die Krankengeschichte des Patienten aufzeichnen. Diese Daten werden häufig in einer elektronischen Datenbank gespeichert und erfordern, dass eine Person mit Computersoftwareprogrammen vertraut ist.
Darüber hinaus kann diese Position erfordern, dass eine Person eine Vielzahl von Büroarbeiten ausführt. Dies kann das Schreiben von Briefen für einen Vorgesetzten, das Versenden von Faxen und das Verteilen von E-Mails in einem Büro umfassen. Infolgedessen ist es hilfreich, dass eine Abendrezeptionistin manchmal Multitasks ausführen kann.