Que fait un réceptionniste en soirée?
Le travail de réceptionniste en soirée implique généralement de travailler à temps partiel à la réception d'un bureau ou dans une autre entreprise. En raison de la nature interactive de ce travail, il est utile pour une personne d’avoir d’excellentes compétences en communication et de garder son calme pendant les situations stressantes. En règle générale, il est suffisant d'avoir un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent pour ce poste, mais une formation supplémentaire peut également être utile. Bien que le type d'installation pour lequel une réceptionniste du soir puisse travailler puisse varier, ses tâches essentielles sont les mêmes. Celles-ci incluent la prise d'appels téléphoniques, la réponse aux courriels, l'accueil des invités, le suivi des enregistrements et diverses tâches de bureau.
L'une des tâches les plus cohérentes d'une réceptionniste en soirée consiste à prendre les appels téléphoniques de clients, de fournisseurs ou d'autres personnes. Au cours de chaque soirée, elle répond généralement à plusieurs appels téléphoniques. Selon la situation, elle peut répondre à des questions ou transférer l'appel à la partie appropriée. Dans certains cas, elle pourrait également être responsable de la planification des rendez-vous. Par conséquent, cette position nécessite une personne avec l'étiquette appropriée et le discours clair.
Dans le cadre de ses fonctions, elle répondra aussi généralement aux courriels. Cet aspect du travail exige qu'une réceptionniste du soir ait au moins des compétences modérées en informatique. Une autre partie importante de cette position concerne l’accueil des invités. Quel que soit le type d'entreprise pour lequel une réceptionniste du soir travaille, il est courant qu'elle communique fréquemment avec de nombreuses personnes. Si elle travaille pour un cabinet médical, elle devra peut-être accueillir les patients et les enregistrer. Lorsqu'elle travaille pour une société de vente, elle peut aussi accueillir des clients ou des fournisseurs et les envoyer au service approprié, responsabilités qui exigent généralement une comportement accessible.
Pour de nombreuses installations, un réceptionniste du soir sera également responsable de la tenue des dossiers. Dans le cas d'un cabinet médical, elle pourrait avoir besoin d'enregistrer la date et l'heure de chaque visite du patient et les antécédents médicaux du patient. Ces données sont souvent stockées dans une base de données électronique et obligent les utilisateurs à se familiariser avec les logiciels.
De plus, ce poste peut obliger une personne à exécuter diverses tâches de bureau. Cela peut impliquer de taper des lettres pour un superviseur, d'envoyer des fax et de distribuer du courrier dans un bureau. Par conséquent, il est utile pour un réceptionniste du soir de pouvoir effectuer plusieurs tâches à la fois.