Co robi stażysta zarządzania wydarzeniami?
Stażysta zarządzania wydarzeniami pracuje pod opieką kierownika wydarzeń, aby zapewnić płynnie wszystkie aspekty planowanego wydarzenia. Zarządzanie wydarzeniami jest terminem używanym do opisania aktu planowania i realizacji wydarzeń, a wiele szkół oferuje stopnie naukowe w zakresie zarządzania hotelami i hotelarstwem w celu szkolenia menedżerów wydarzeń. Strabia zarządzania wydarzeniami współpracuje z menedżerem wydarzeń w celu koordynowania motywu, budżetu, jedzenia, miejsca, muzyki, komunikatów prasowych, bezpieczeństwa i wielu innych aspektów logistycznych wymaganych podczas hostowania zdarzenia.
Temat jest zazwyczaj pierwszym przedmiotem omawianym, gdy menedżerowie wydarzeń pracują z klientem. Zrozumienie dokładnie tego, czego chce klient, pomaga menedżerowi wydarzeń i stażystom menedżera wydarzeń wiedzieć, od czego zacząć. Pozycje stażystów często obejmują badanie historii tematu w celu osiągnięcia historycznej dokładności. Na przykład, a odszedł z imprezą kostiumową wiatru powinien obejmować sukienki antebellum, a może nawet jedzenie i muzykę z tego okresu. Stażysta menedżera wydarzenia ResearcJest normalne elementy z tego okresu i zapewnia menedżerowi zdarzeń niezbędne szczegóły do opracowania planu.
Budżetowanie to kolejny ważny aspekt w planowaniu wydarzeń. Po ustaleniu motywu menedżer wydarzeń omówi progi budżetowe z klientem, aby ustalić, która kwota wydatków jest dostępna. Stażysta jest następnie odpowiedzialny za żądanie cytatów od różnych dostawców, konsolidowanie informacji i dostarczenie menedżerowi zdarzenia raportu do przeglądu. W zależności od raportu końcowego mogą być wymagane negocjacje w celu zapewnienia zaspokojenia potrzeb klienta. Stażysta może zasiadać w negocjacjach między menedżerem wydarzenia a dostawcami lub klientem, aby dowiedzieć się, w jaki sposób jest prowadzona sztuka negocjacji.
Strabiysta zarządzania zdarzeniem jest czasem uważany za „gophera” ze względu na liczbę przypisanych zadań w ostatniej chwili. W miarę zbliżania się dnia wydarzenia wiele małychDziałania takie jak wezwanie w celu potwierdzenia dostaw lub weryfikacja R.S.V.P. Lista spadła do stażysty. Codzienne sesje zwrotne są powszechne, w których kierownik wydarzeń i stażysta przechodzą przez listę kontrolną, aby zapewnić terminowe obsługiwane aspekty.
W dniu faktycznego wydarzenia stażysta zarządzania zdarzeniem jest zazwyczaj za zadaniem koordynowania za kulisami z różnymi dostawcami. Mundane rzeczy, takie jak planowanie stref parkingowych i rozładunku dla dostawców, a także potwierdzenie, że prawidłowe zamówione elementy zostały dostarczone na stażystę. Kiedy wydarzenie się rozpocznie, kierownik wydarzenia może być częścią uroczystości, a stażysta będzie stale monitorować dostawców, aby zapewnić płynne sprawy.
Po zakończeniu wydarzenia menedżer i stażysta zarządzania wydarzeniami będą współpracować z dostawcami, aby upewnić się, że miejsce pozostanie w nieskazitelnym stanie i że wszystkie materiały są usuwane. W dniach po wydarzeniu stażysta będzie pracował nad zwrotem wynajętych lub pożyczonych przedmiotówi przygotuj raport z końcowych wydatków. Menedżer i stażysta omawiają wszelkie problemy, które spowodowały, jak poradzić sobie z kontynuacją. Po opłaceniu ostatecznych wydatków stażysta składa raport z wydarzenia i przechodzi do następnego wydarzenia.