Co robi praktykant zarządzania wydarzeniami?
Praktykant zarządzania wydarzeniami pracuje pod okiem menedżera wydarzenia, aby zapewnić płynne działanie wszystkich aspektów planowanego wydarzenia. Zarządzanie wydarzeniami jest terminem używanym do opisania aktu planowania i realizacji wydarzeń, a wiele szkół oferuje stopnie z zarządzania hotelami i hotelarstwem, aby szkolić menedżerów wydarzeń. Stażysta ds. Zarządzania wydarzeniami współpracuje z kierownikiem wydarzenia w celu koordynowania tematu, budżetu, jedzenia, miejsca, muzyki, komunikatów prasowych, bezpieczeństwa i wielu innych aspektów logistycznych wymaganych podczas organizacji wydarzenia.
Temat jest zazwyczaj pierwszym przedmiotem omawianym, gdy menedżerowie zdarzeń pracują z klientem. Zrozumienie dokładnie tego, czego chce klient, pomaga menadżerowi zdarzeń i stażyście menedżera zdarzeń wiedzieć, od czego zacząć. Pozycje stażystów często wymagają zbadania historii związanej z tematem w celu osiągnięcia historycznej dokładności. Na przykład przyjęcie kostiumowe Przeminęło z wiatrem powinno obejmować sukienki antebellum, a nawet jedzenie i muzykę z tego okresu. Stażysta menedżera zdarzeń bada normalne elementy z tego okresu i dostarcza menedżerowi zdarzeń niezbędnych szczegółów do opracowania planu.
Budżetowanie jest kolejnym ważnym aspektem planowania wydarzeń. Po ustaleniu tematu menedżer zdarzeń omówi z klientem progi budżetu, aby ustalić, jaka kwota wydatków jest dostępna. Następnie praktykant jest odpowiedzialny za żądanie wyceny od różnych dostawców, konsolidację informacji i przekazanie kierownikowi wydarzenia raportu do przejrzenia. W zależności od raportu końcowego mogą być wymagane negocjacje w celu zapewnienia zaspokojenia potrzeb klienta. Stażysta może uczestniczyć w negocjacjach między kierownikiem wydarzenia a dostawcami lub klientem, aby dowiedzieć się, jak przebiega sztuka negocjacji.
Praktykant zarządzania zdarzeniami jest czasem uważany za „susa” ze względu na liczbę przydzielonych zadań w ostatniej chwili. W miarę zbliżania się dnia wydarzenia wiele stażystów, takich jak dzwonienie w celu potwierdzenia dostaw lub weryfikacja listy RSVP, przechodzi na stażystę. Codzienne sesje opinii są częste, gdy kierownik wydarzenia i stażysta przeglądają listę kontrolną, aby upewnić się, że wszystkie aspekty są obsługiwane na czas.
W dniu faktycznego wydarzenia stażysta ds. Zarządzania zdarzeniami ma zazwyczaj za zadanie koordynować działania z różnymi dostawcami. Praktyczne rzeczy, takie jak planowanie stref parkowania i rozładunku dla sprzedawców, a także potwierdzanie prawidłowych zamówionych przedmiotów, zostały dostarczone do stażysty. Po rozpoczęciu wydarzenia menedżer wydarzenia może uczestniczyć w uroczystościach, a stażysta będzie stale monitorować dostawców, aby zapewnić sprawne działanie.
Po zakończeniu wydarzenia menedżer i stażysta zarządzania wydarzeniami będą współpracować z dostawcami, aby zapewnić, że miejsce pozostanie w nienaruszonym stanie i że wszystkie materiały zostaną usunięte. W dniach następujących po wydarzeniu stażysta będzie pracował, aby zwrócić wszelkie wypożyczone lub pożyczone przedmioty i przygotować raport z końcowych wydatków. Kierownik i stażysta omawiają wszelkie pojawiające się problemy i określają sposób postępowania w przyszłości. Po zapłaceniu kosztów końcowych stażysta składa raport z wydarzenia i przechodzi do następnego wydarzenia.