Hvad gør en begivenhedsadministrator?
En begivenhedsstyringspraktikant arbejder under ledelse af en begivenhedsleder for at sikre, at alle aspekter af en planlagt begivenhed løber glat. Begivenhedsstyring er et udtryk, der bruges til at beskrive handlingen med at planlægge og gennemføre begivenheder, og mange skoler tilbyder grader inden for hotel- og gæstfrihedsstyring for at uddanne begivenhedsledere. Event management-trainee arbejder med event manager for at koordinere tema, budget, mad, spillested, musik, pressemeddelelser, sikkerhed og mange andre logistikaspekter, der kræves, når der arrangeres et arrangement.
Temaet er typisk det første emne, der diskuteres, når begivenhedsadministratorer arbejder med en klient. At forstå nøjagtigt, hvad klienten ønsker, hjælper begivenhedslederen og begivenhedslederpraktikanten med at vide, hvor de skal starte. Praktikantstillinger involverer ofte at undersøge historien bag temaet for at opnå historisk nøjagtighed. For eksempel skal en Gone with the Wind- kostumefest indeholde antebellum-kjoler og muligvis endda mad og musik fra perioden. Event-manager-trainee undersøger de normale poster fra denne tidsperiode og giver event-manageren de nødvendige detaljer til at udvikle en plan.
Budgettering er et andet vigtigt aspekt i begivenhedsplanlægning. Når temaet er etableret, diskuterer begivenhedslederen budgettærskler med klienten for at bestemme, hvilket udgiftsbeløb der er tilgængeligt. Praktikanten er derefter ansvarlig for at anmode om tilbud fra de forskellige leverandører, konsolidere informationen og give event manager en rapport til gennemgang. Afhængig af den endelige rapport kan det være nødvendigt at forhandle for at sikre, at klientens behov bliver opfyldt. Praktikanten kan sidde i forhandlinger mellem event manager og enten sælgere eller klient for at lære, hvordan kunsten at forhandle foregår.
En praktikant til begivenhedsstyring betragtes sommetider som en "gopher" på grund af antallet af tildelte opgaver i sidste øjeblik. Når begivenhedsdagen nærmer sig, falder mange små aktiviteter, såsom at kalde for at bekræfte leverancer eller verificere RSVP-listen, praktikanten. Daglige feedback-sessioner er almindelige, hvor begivenhedslederen og praktikanten løber gennem en tjekliste for at sikre, at alle aspekter håndteres rettidigt.
På dagen for den faktiske begivenhed er praktikanten for begivenhedsstyring typisk til opgave at koordinere bag kulisserne med de forskellige leverandører. Mundane ting som planlægning af parkerings- og lossezoner for sælgerne samt bekræftelse af de rigtige bestilte varer blev leveret falder til praktikanten. Når begivenheden er startet, kan eventlederen være en del af festlighederne, og praktikanten vil løbende overvåge sælgerne for at sikre, at tingene fungerer ordentligt.
Når begivenheden er afsluttet, samarbejder manager og begivenhedsadministrator med leverandørerne for at sikre, at spillestedet forbliver i uberørt tilstand, og at alt materiale fjernes. I dagene efter begivenheden vil praktikanten arbejde for at returnere eventuelle lejede eller lånte ting og udarbejde en rapport om de endelige udgifter. Lederen og praktikanten diskuterer eventuelle problemer, der resulterede, og afgør, hvordan de skal håndteres fremad. Når de endelige udgifter er betalt, arkiverer praktikanten begivenhedsrapporten og går videre til den næste begivenhed.