Co dělá Trainee pro správu událostí?
Stážista pro správu událostí pracuje pod vedením manažera událostí, aby zajistil hladký průběh všech aspektů plánované události. Event management je termín, který se používá k popisu aktu plánování a provádění akcí, a mnoho škol nabízí tituly v řízení hotelů a pohostinství pro školení manažerů událostí. Stážista pro správu událostí spolupracuje s vedoucím akce na koordinaci tématu, rozpočtu, jídla, místa konání, hudby, tiskových zpráv, bezpečnosti a mnoha dalších logistických aspektů vyžadovaných při pořádání události.
Toto téma je obvykle první diskutovanou položkou, když vedoucí událostí spolupracují s klientem. Pochopení přesně toho, co klient chce, pomáhá manažerovi události a jeho vedoucímu vědět, kde začít. Pozice praktikantů často zahrnují zkoumání historie za tématem k dosažení historické přesnosti. Například kostým s kostýmem Wind by měl zahrnovat šaty z antilopy a možná dokonce i jídlo a hudbu z období. Stážista manažera události prozkoumá normální položky z tohoto časového období a poskytne manažérovi události potřebné podrobnosti k vytvoření plánu.
Rozpočet je dalším důležitým aspektem při plánování událostí. Jakmile je téma stanoveno, správce událostí projedná s klientem rozpočtové limity, aby určil, jaká částka je k dispozici. Stážista je pak zodpovědný za vyžádání nabídek od různých prodejců, za konsolidaci informací a za poskytnutí zprávy pro kontrolu manažeru události. V závislosti na závěrečné zprávě mohou být vyžadována jednání, aby bylo zajištěno, že jsou splněny potřeby klienta. Stážista se může účastnit jednání mezi vedoucím události a prodejci nebo klientem, aby zjistil, jak se vede umění vyjednávání.
Účastník řízení událostí je někdy považován za „gophera“ kvůli počtu přidělených úkolů na poslední chvíli. S blížícím se dnem události připadá na účastníka mnoho malých aktivit, jako je volání k potvrzení dodávek nebo ověření seznamu RSVP. Denní zpětná vazba je běžná, pokud manažer událostí a praktikant prochází kontrolním seznamem, aby bylo zajištěno, že všechny aspekty budou řešeny včas.
V den skutečné události je praktikant řízení událostí obvykle pověřen koordinací zákulisí s různými prodejci. Věčné věci, jako je plánování parkovacích a vykládacích zón pro dodavatele, jakož i potvrzování správnosti objednaných položek, byly doručeny praktikantovi. Po zahájení akce může být správce událostí součástí slavností a praktikant bude průběžně sledovat dodavatele, aby zajistil hladký chod.
Po ukončení akce bude manažer a praktikant řízení událostí spolupracovat s prodejci, aby zajistili, že místo zůstane v původním stavu a že všechny materiály byly odstraněny. V následujících dnech bude student pracovat na vrácení všech zapůjčených nebo vypůjčených předmětů a připraví zprávu o konečných výdajích. Manažer a praktikant diskutují o všech problémech, které z toho vyplynuly, a rozhodnou, jak postupovat v budoucnu. Jakmile jsou konečné náklady uhrazeny, uchazeč zaznamená zprávu o události a přejde k další události.