イベント管理研修生は何をしますか？

イベント管理研修生は、イベントマネージャーの指導の下で作業し、計画されたイベントのすべての側面が円滑に実行されるようにします。 イベント管理は、イベントの計画と実行の行為を説明するために使用される用語であり、多くの学校では、イベント管理者を訓練するためにホテルおよびホスピタリティ管理の学位を提供しています。 イベント管理研修生は、イベントマネージャーと協力して、イベントの開催時に必要なテーマ、予算、食事、会場、音楽、プレスリリース、セキュリティ、およびその他の多くのロジスティクスの側面を調整します。

テーマは通常、イベントマネージャーがクライアントと連携するときに最初に議論される項目です。 クライアントが何を望んでいるかを正確に理解することは、イベントマネージャーとイベントマネージャーの研修生がどこから始めればよいかを知るのに役立ちます。 研修生のポジションでは、多くの場合、テーマの背後にある歴史を調査して、歴史の正確さを達成します。 たとえば、「 風と共に去りぬ」コスチュームパーティーには、南北戦争前のドレスと、場合によってはその時代の食べ物や音楽も含める必要があります。 イベントマネージャーの研修生は、その期間の通常のアイテムを調査し、イベントマネージャーに計画を作成するために必要な詳細を提供します。

予算編成は、イベント計画のもう1つの重要な側面です。 テーマが確立されると、イベントマネージャーはクライアントと予算のしきい値について話し合い、利用可能な支出額を決定します。 その後、研修生は、さまざまなベンダーに見積もりを要求し、情報を統合し、イベントマネージャーにレビュー用のレポートを提供します。 最終レポートによっては、クライアントのニーズを確実に満たすために交渉が必要になる場合があります。 研修生は、イベントマネージャーとベンダーまたはクライアントの間の交渉に参加して、交渉の手法がどのように行われるかを学ぶことができます。

イベント管理の研修生は、直前に割り当てられたタスクの数が多いため、「ゴーファー」と見なされる場合があります。 イベントの日が近づくと、配達確認の呼び出しやRSVPリストの確認など、多くの小さなアクティビティが研修生に委ねられます。 イベントマネージャーと研修生がチェックリストを実行して、すべての側面がタイムリーに処理されることを確認する、毎日のフィードバックセッションが一般的です。

実際のイベントの当日、イベント管理研修生は通常、さまざまなベンダーと舞台裏で調整することを任されます。 ベンダーの駐車ゾーンと荷降ろしゾーンのスケジューリング、注文した正しいアイテムの確認など、ありふれたものが研修生に届けられました。 イベントが開始されると、イベントマネージャーがお祭りの一部となり、研修生は継続的にベンダーを監視し、物事がスムーズに実行されるようにします。

イベントが終了すると、マネージャーとイベント管理研修生はベンダーと協力して、会場が元の状態に保たれ、すべての資料が削除されるようにします。 イベント後の数日間、研修生はレンタルまたは借用したアイテムを返却し、最終費用のレポートを作成するように働きます。 マネージャーと研修生は、発生した問題について話し合い、今後の対処方法を決定します。 最終費用が支払われると、研修生はイベントレポートを提出し、次のイベントに進みます。