Was macht ein Event Management Trainee?
Ein Event-Management-Trainee arbeitet unter der Anleitung eines Event-Managers, um sicherzustellen, dass alle Aspekte eines geplanten Events reibungslos verlaufen. Event-Management ist ein Begriff, der für die Planung und Durchführung von Events verwendet wird. Viele Schulen bieten Abschlüsse in Hotel- und Hospitality-Management an, um Event-Manager auszubilden. Der Event-Management-Auszubildende koordiniert zusammen mit dem Event-Manager das Thema, das Budget, das Essen, den Veranstaltungsort, die Musik, die Pressemitteilungen, die Sicherheit und viele andere logistische Aspekte, die für die Ausrichtung einer Veranstaltung erforderlich sind.
Das Thema ist in der Regel das erste Thema, das behandelt wird, wenn Event-Manager mit einem Client arbeiten. Wenn Sie genau wissen, was der Kunde möchte, wissen der Eventmanager und der Eventmanager-Auszubildende, wo sie anfangen sollen. Trainee-Positionen beinhalten oft die Erforschung der Geschichte hinter dem Thema, um historische Genauigkeit zu erreichen. Zum Beispiel sollte eine Kostümparty " Vom Winde verweht" Antebellum-Kleider und möglicherweise sogar Essen und Musik aus dieser Zeit enthalten. Der Eventmanager-Auszubildende recherchiert die normalen Elemente aus diesem Zeitraum und stellt dem Eventmanager die erforderlichen Details zur Verfügung, um einen Plan zu entwickeln.
Die Budgetierung ist ein weiterer wichtiger Aspekt in der Veranstaltungsplanung. Sobald das Thema festgelegt ist, bespricht der Event-Manager mit dem Kunden die Budgetschwellen, um den verfügbaren Ausgabebetrag zu bestimmen. Der Teilnehmer ist dann dafür verantwortlich, Angebote von den verschiedenen Anbietern anzufordern, die Informationen zu konsolidieren und dem Veranstaltungsmanager einen Bericht zur Überprüfung vorzulegen. Abhängig vom Abschlussbericht sind möglicherweise Verhandlungen erforderlich, um sicherzustellen, dass die Anforderungen des Kunden erfüllt werden. Der Teilnehmer kann an Verhandlungen zwischen dem Veranstaltungsmanager und den Anbietern oder dem Kunden teilnehmen, um zu erfahren, wie die Kunst des Verhandelns ausgeführt wird.
Ein Event-Management-Auszubildender wird manchmal aufgrund der Anzahl der zugewiesenen Last-Minute-Aufgaben als „Gopher“ bezeichnet. Wenn sich der Tag der Veranstaltung nähert, fallen viele kleine Aktivitäten, wie das Anrufen zur Bestätigung von Lieferungen oder das Überprüfen der RSVP-Liste, dem Auszubildenden zu. Tägliche Feedback-Sitzungen sind üblich, bei denen der Event-Manager und der Teilnehmer eine Checkliste durchlaufen, um sicherzustellen, dass alle Aspekte rechtzeitig behandelt werden.
Am Tag der eigentlichen Veranstaltung ist der Auszubildende zum Eventmanagement in der Regel mit der Abstimmung hinter den Kulissen mit den verschiedenen Anbietern beauftragt. Mundane Dinge wie das Planen der Park- und Entladezonen für die Verkäufer sowie das Bestätigen der korrekten bestellten Artikel gingen an den Auszubildenden. Wenn die Veranstaltung begonnen hat, kann der Eventmanager Teil der Feierlichkeiten sein, und der Auszubildende überwacht kontinuierlich die Anbieter, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Nach Abschluss der Veranstaltung arbeiten der Manager und der Auszubildende zum Eventmanagement mit den Anbietern zusammen, um sicherzustellen, dass der Veranstaltungsort in einwandfreiem Zustand bleibt und alle Materialien entfernt werden. In den Tagen nach der Veranstaltung wird der Auszubildende daran arbeiten, geliehene oder geliehene Gegenstände zurückzugeben und einen Bericht über die Endkosten zu erstellen. Der Manager und der Auszubildende erörtern alle daraus resultierenden Probleme und legen fest, wie sie künftig behandelt werden sollen. Sobald die endgültigen Kosten beglichen sind, reicht der Teilnehmer den Veranstaltungsbericht ein und fährt mit der nächsten Veranstaltung fort.