Co robi menedżer wydarzeń?
Menedżer wydarzeń jest zazwyczaj zaangażowany w planowanie i nadzorowanie wydarzeń, takich jak imprezy, przyjęcia i konwencje. W zależności od sytuacji zatrudnienia kierownika wydarzenia może on pracować w imieniu dostawcy, takiego jak hotel lub inne miejsce, w którym często odbywają się wydarzenia lub mogą pracować niezależnie od konkretnego dostawcy. Kwota odpowiedzialności przyjęta przez menedżerów zdarzeń jest różna, ale w wielu przypadkach przyjmują one główną odpowiedzialność za logistykę wydarzenia i koordynację wszystkich dostawców, którzy będą przyczyniać się do wydarzenia.
Podczas gdy wiele osób jest w stanie planować małe imprezy i spotkania społeczne we własnych domach, koordynowanie większych wydarzeń, szczególnie gdy zaangażowanych jest kilku zewnętrznych dostawców towarów i usług, może być znaczącym wyzwaniem. Dobry menedżer wydarzeń jest w stanie współpracować z gospodarzem lub gospodynią, aby zrozumieć swoją wizję wydarzenia, ocenić już dostępne budżet i zasoby, a następnie wybrać dostawców odpowiednich to wydarzenie. W dniu wydarzenia menedżer wydarzeń jest zazwyczaj odpowiedzialny za upewnienie się, że towary i usługi są dostarczane zgodnie z obietnicą i że wydarzenie działa sprawnie.
Jeśli kierownik wydarzenia pracuje w hali bankietowej, hotelu lub innym miejscu, jego rola może być nieco inna niż w przypadku niezależnego menedżera wydarzenia. Wiele miejsc wydarzeń ma ścisłe zasady dotyczące korzystania z zewnętrznych dostawców, więc planista wydarzeń w takim miejscu działałby przede wszystkim jako łącznik między osobą lub organizacją, która chce zorganizować wydarzenie, a zatwierdzonymi lub wewnętrznymi dostawcami nieruchomości. Planista wydarzeń mógłby doradzić swojemu klientowi o odpowiednich usługach potrzebnych do wydarzenia, takich jak catering, kwiaty, a nawet parkiet taneczny i DJ. Zapewniłby również, że miejsce na miejscu jest odpowiednio ustawione na wydarzenie oraz że catering i inni dostawcy i personel pomocniczy wykonują swoje obowiązki zgodnie z wymaganiami.
Z drugiej strony niezależni menedżerowie wydarzeń mogą być obciążani jeszcze większą odpowiedzialnością. Kierownik wydarzenia może być odpowiedzialny za zlokalizowanie miejsca, a następnie negocjowanie kosztów wynajmu powierzchni i jej udogodnień. Jeśli miejsce zezwala na dostawców stron trzecich, takich jak catering i kwiaciarnia, planista wydarzeń może również być odpowiedzialny za zamawianie jedzenia i dekoracji w pokoju wydarzeń. Podobnie jak inne rodzaje menedżerów wydarzeń, będzie również odpowiedzialna za koordynację na miejscu w dniu wydarzenia.