Hvad gør en event manager?
En event manager er typisk involveret i planlægning og overvågning af begivenheder såsom fester, receptioner og konventioner. Afhængig af begivenhedslederens ansættelsessituation kan han arbejde på en sælgers vegne, såsom et hotel eller et andet sted, hvor der ofte afholdes begivenheder, eller kan arbejde uafhængigt af en bestemt leverandør. Mængden af ansvar, som begivenhedsadministratorer påtager sig, varierer, men i mange tilfælde påtager de sig det primære ansvar for logistikken for begivenheden og koordineringen af alle leverandører, der bidrager til begivenheden.
Mens mange mennesker er i stand til at planlægge små fester og sociale sammenkomster i deres egne hjem, kan det være en betydelig udfordring at koordinere større begivenheder, især når flere tredjepartsudbydere af varer og tjenester er involveret. En god begivenhedsleder er i stand til at samarbejde med en vært eller værtinde for at få en forståelse af hans eller hendes vision for begivenheden, evaluere det allerede tilgængelige budget og ressourcer og derefter vælge leverandører, der passer til begivenheden. På begivenhedsdagen er en begivenhedsleder typisk ansvarlig for at sikre, at varer og tjenester leveres som lovet, og at begivenheden kører problemfrit.
Hvis en begivenhedschef arbejder i en festlokale, hotel eller et andet sted, kan hans rolle være lidt anderledes end for en uafhængig begivenhedschef. Mange arrangementer har strenge politikker for brugen af eksterne leverandører, så en begivenhedsplanlægger i et sådant spillested vil primært fungere som en forbindelse mellem den enkelte eller organisation, der ønsker at være vært for en begivenhed og ejendommens godkendte eller interne leverandører. Arrangementsplanlæggeren kunne rådgive sin klient om passende tjenester, der er nødvendige til begivenheden, såsom catering, blomster eller endda et dansegulv og DJ. Han ville også sikre, at lokalet er passende oprettet til arrangementet, og at cateringfirmaer og andre sælgere og supportpersonale udfører deres opgaver efter behov.
Uafhængige begivenhedsledere på den anden side kan blive anklaget for endnu mere ansvar. Arrangementslederen kan være ansvarlig for at lokalisere et spillested og derefter forhandle omkostningerne ved leje af pladsen og dets faciliteter. Hvis lokalet tillader tredjepartsleverandører, såsom cateringfirmaer og blomsterhandlere, kan eventplanlæggeren ligeledes være ansvarlig for at bestille mad og indretning til eventlokalet. Som andre typer af begivenhedsadministratorer er hun dog også ansvarlig for koordinering på stedet dagen for begivenheden.